Publicerad: 5 december 2017

Checklista systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)

1. Undersök arbetsmiljön

Arbetsmiljön behöver regelbundet undersökas utifrån de risker som finns. Vid större förändringar i verksamheten ska riskerna undersökas redan på planeringsstadiet.

Arbetsgivaren ska i samverkan med arbetstagare och skyddsombud, regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma risker för ohälsa eller olycksfall. Detta ska man också göra när man planerar att förändra verksamheten. Om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet, eller om något allvarligt tillbud inträffar, ska arbetsgivaren undersöka orsaken.

Det finns många olika sätt att undersöka arbetsmiljöriskerna, till exempel skyddsronder, mätningar, intervjuer och enkäter. Det gäller att hitta de metoder och fokusera på de riskkällorna i den egna verksamheten.

2. Riskbedöm resultatet av undersökning

Med undersökningar och utredningar som underlag ska riskerna bedömas och allvarlighetsgrad bestämmas. För att göra en sådan bedömning kan det vara ett stöd att svara på två frågor kopplade till risken.

I en regelbunden riskbedömning, som ska vara skriftlig utom för de allra minsta arbetsplatserna, ska man ange vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Resultat av undersökningar av ohälsa, olycka eller tillbud ska också finnas med i riskbedömningen.

  • Hur sannolikt är det att ohälsa eller olycksfall i arbetet uppstår?
  • Hur svåra blir konsekvenserna om det inträffar?

Interaktiv utbildning om riskbedömning

3. Åtgärda risker

Utifrån riskbedömningen ska man ta reda på hur man kan förebygga och se till att göra detta. De risker som både har hög sannolikhet för att inträffa och kan leda till svåra konsekvenser bör såklart prioriteras när det gäller åtgärder. Vid förändringar som inte är en del av den dagliga verksamheten ska riskbedömning alltid genomföras, till exempel inför omorganisationer, ombyggnationer, användning av ny teknik eller förändrad inriktning av verksamheten. Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt.

Åtgärder som man inte genomför omedelbart, ska man föra in i en skriftlig handlingsplan. Där ska det framgå när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ansvarar för att genomföra dem.

4. Följ upp genomförda åtgärder

Arbetsgivaren ska följa upp och utvärdera såväl genomförda åtgärder som hur man arbetar med SAM. Om det är något som inte har fungerat bra, ska man förbättra det.

5. Fördela arbetsmiljöuppgifter

I större organisationer behöver arbetsgivaren fördela arbetsmiljöarbetet på olika personer eller befattningar för att kunna uppfylla sitt arbetsmiljöansvar. Uppgifter, befogenheter och resurser ska läggas ut på personer som arbetar i verksamheten. Deras uppdrag är att se till att arbetsmiljöarbetet sker aktivt och systematiskt i syfte att skapa goda arbetsmiljöförutsättningar som stöd för arbetet och att undanröja arbetsmiljörisker.

Arbetsmiljölagen ger inte besked om vem eller vilka personer i verksamheten som ska tillskrivas ansvar för arbetet. Det är en intern fråga vars lösning skiftar från organisation till organisation. Uppgiftsfördelningen påverkas också av verksamhetens rättsliga grund, dvs. vilken lag den stödjer sig på, till exempel aktiebolagslagen, stiftelselagen, skollagen eller kommunallagen.

Aktiebolagslagen reglerar till exempelt arbetsuppgifter och ansvar för ett aktiebolags styrelse, VD och bolagsstämma och har stor betydelse för bolagets interna fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Styrelsen är arbetsgivarens yttersta företrädare. I kommunallagen stadgas på motsvarande sätt fullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas uppgifter. Fullmäktige bestämmer bland annat nämndernas organisation och verksamhetsformer och budget. Nämnderna har ansvar för förvaltningen och den löpande verksamheten och ska verkställa fullmäktiges beslut. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ska ha uppsikt över övriga nämnders och eventuellt gemensamma nämnders verksamhet. I skriften ”Arbetsmiljöansvar i kommuner och landsting - Om förtroendevaldas arbetsgivarroll”( SKL Kommentus, 2009) beskrivs de förtroendevaldas ansvar närmare.

Kommunalförbundet är en egen juridisk person och är fristående i förhållande till sina medlemskommuner. Kommunalförbundet övertar uppgifter från sina medlemmar och blir huvudman för verksamheten. Kommunalförbundet kan organiseras antingen med fullmäktige och styrelse eller på ett enklare sätt med förbundsdirektion. Förtroendevalda i kommunalförbund har samma personliga ansvar för hur verksamheten bedrivs som förtroendevalda i kommuner och landsting. Aktiebolag, kommuner och kommunalförbund organiserar sin verksamhet utifrån sina olika förutsättningar, vilka sedan påverkar fördelningen av arbetsmiljöuppgifterna Men den högsta ledningen behåller alltså det yttersta ansvaret för att verksamhetens arbetsmiljö är tillfredsställande.

Att tänka på

  1. Att uppgifterna är fördelade på tillräckligt många medarbetare
  2. Att uppgifterna fördelas på personer eller funktioner - inte på en grupp.
  3. Att den/de som får uppgifterna har en självständig ställning och en egen rimlig arbetssituation tillräckliga befogenheter och resurser tillräckliga kunskaper och kompetens om:
    1. arbetsmiljöreglerna
    2. fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall
    3. åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall
    4. arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö.
  4. Att det framgår vad som ska göras när kunskaper, resurser, och befogenheter inte räcker
  5. Att fördelningen görs skriftligt och undertecknas både av den som fördelar och den/de som tar emot uppgiften.
  6. Att den som gör fördelningen följer upp hur den har fungerat och ingriper om något behöver förbättras.
  7. Att den som tilldelats en uppgift har möjligheter att returnera arbetsmiljöuppgiften och att detta ska ske skriftligt med motivering.

Med befogenheter avses rätt att fatta beslut och vidta åtgärder.

Med resurser avses ekonomiska medel, tillgång till kompetenta medarbetare, utrustning, lokaler, tid och kunskap samt hjälpmedel.

Om till exempelt en arbetsledare har åtagit sig en arbetsmiljöuppgift men inte har tillräckliga befogenheter och resurser för att lösa den är det viktigt att han eller hon återkopplar till den som har fördelat uppgiften för att få stöd och diskutera hur uppgiften ska utföras. Det kan bland annat resultera i att arbetsledaren får utökade befogenheter och resurser. Han/hon kan också returnera uppgiften till den som har delat ut den. Det innebär att arbetsmiljöansvaret för den returnerade uppgiften går över till en högre instans i ansvarskedjan. Ansvaret för övriga arbetsmiljöuppgifter kvarstår som tidigare.

Arbetsgivaren behöver löpande ha klart för sig att uppgiftsfördelningen fungerar bra och göra ändringar när det behövs. Oklarheter i uppgiftsfördelningen faller ytterst tillbaka på den högsta ledningen.

Uppgiftsfördelningen innebär inte att den som får uppgifterna automatiskt blir straffad vid en arbetsplatsolycka. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand. Det kan ha stor betydelse om den åtalade fått tydlig uppgiftsfördelning, haft tillräckliga kunskaper, kompetens och befogenheter och resurser för sina uppgifter.

För en verksamhet med få anställda är det rimligt att den högsta ledningen har kvar arbetsmiljöuppgifterna själv.

Uppgiftsfördelningen i det systematiska arbetsmiljöarbetet

6. Årlig uppföljning

En årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet är en uppföljningsprocess som ska säker-ställa att organisationen lever upp till föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete och att arbetsmiljöarbetet har fungerat bra.

Varje år ska en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet genomföras. Den årliga uppföljningen ska granska och säkerställa att de olika delarna av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det handlar om:

  • samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare,
  • arbetsmiljöpolicy för arbetsmiljöarbetet,
  • rutiner för arbetsmiljöarbetet,
  • fördelning av arbetsmiljöuppgifter,
  • kunskaper i arbetsmiljöarbetet,
  • undersökningar av arbetsförhållande,
  • riskbedömningar med handlingsplaner,
  • säkerställer att genomförda åtgärder får effekt,
  • rapportering och utredning av tillbud och olyckor,
  • extern sakkunskap/företagshälsovård beträffande arbetsmiljö och när det behövs,
  • säkerställer att dokumentation/policys är kända och aktuella.

Utöver detta ska följas upp att rutiner fungerar beträffande anmälningar av tillbud och olyckor till Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket.

Ansvarig för att genomföra den årliga uppföljningen är den högsta ledningen. Vid den årliga uppföljningen ska skyddsombud och eventuellt andra arbetstagar-representanter vara med.

Det är viktigt att den årliga uppföljningen även redovisas för organisationens politiska nivå.

Om den årliga uppföljningen visar att det finns brister ska dessa åtgärdas. Resultatet av den årliga uppföljningen ska dokumenteras.

Hjälpte informationen på sidan dig?


User information

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot