Publicerad: 9 september 2019

Förankrad digitalisering utvecklar verksamheten, Region Kalmar län

Nyckeln till att lyckas med digitalisering av tjänster är att se IT som en strategisk resurs, från högsta nivå och ned till de enheter som hanterar tjänsterna. Är alla led delaktiga leder digitaliseringen till att verksamheten samtidigt utvecklas. Det är viktiga erfarenheter i Kalmar län.

Förankrad digitalisering utvecklar verksamheten

Digitalisering handlar inte om att skapa knappar man trycker på som i ett slag gör hanteringen effektivare. Att bygga e-tjänster går hand i hand med att medvetet utveckla verksamheten. Därför måste digitaliseringen tidigt förankras i enheter och förvaltningar som själva ser sina behov. Det kräver förberedelser och samordning på alla nivåer. Så kan arbetet med utveckling av e-tjänster inom Region Kalmar län och länets kommuner sammanfattas.

De senaste två åren har digitalisering lyfts upp till ledningsnivå inom både regioner och kommuner. Den digitala mognaden har ökat, politiker och regionledningar har insett vikten av digitalisering, anser Magnus Garp, strateg för digital utveckling på Region Kalmar län.

– Man pratar inte längre om teknik, utan om behov och nytta.

Eva Järvholm är strateg för e-hälsa på Region Kalmar län och menar att grunden är att se IT som en strategisk resurs i utvecklingsarbetet, inte som en teknisk stödfunktion som kallas in ”vid behov”.

Förankring måste få ta tid

– Arbetet bör från början förankras i förvaltningar och i deras behov. Att erbjuda färdiga tekniska lösningar för oförberedda användare är fel väg att gå, anser hon och fortsätter:

– Det kan vara svårt att genomföra projekt om de kommer från IT-avdelningen, det blir lite från sidan och inte i ordinarie linjer. Förankringen tar tid och har vi inte verksamheterna med oss är det slöseri med tid och pengar. Verksamheten måste se ett reellt behov samtidigt som IT-sidan måste bli bättre på att visa resultat och exempel som lyft verksamheten, förklarar hon självkritiskt.

– Hela offentliga sektorn måste bli bättre på att göra beslutsunderlag och följa upp att det blir som tänkt, anser hon.

Kommunerna diskuterar innovationer med telefonioperatör

Projektet KLLOK (Kalmar läns landsting och kommuner) är ett samarbete med telefonioperatör, där man diskuterar tekniska lösningar inom bland annat ett innovationsforum. Något projekt inom e-hälsa har ännu inte genomförts, men hem-monitorering är på gång (se faktaruta).

Ramarna för digitaliseringen anges i styrdokumentet Regional utvecklingsstrategi och målen i handlingsprogrammet Regional digital agenda. Det praktiska arbetet sker parallellt i linjen och på tvären, mellan IT-samordnare i olika förvaltningar och mellan kommuner.

Arbetet fick fart med gruppen CESAM-H (Central samverkan i H-län), som skapades för två år sedan av regionförbundet och sju av länets tolv kommuner. Samverkansrådet består av e-tjänstesamordnare från kommunerna.

I stället för att jobba inom befintliga organisationer valde man alltså personalsamverkan. Nyckeln var att samverkansrådet fick mandat att fatta beslut.

– Det gör arbetet enklare. Jobbar man via exempelvis en gemensam nämnd blir det mer tungrott i beslutsprocessen. I ett samverkansråd röstar kommunernas företrädare om i vilken ordning e-tjänster ska utvecklas. Visionerna bryts ned i hanterbara delar, säger Magnus Garp.

Hundratals tjänster kan digitaliseras

Gruppen började med att identifiera tjänster i kommunerna som skulle kunna digitaliseras. Det blev en lista med hundra tjänster, var och en kopplad till en blankett. Efter två år har antalet ökat till 450 tjänster!

Högst upp finns kulturskolan, felanmälan och synpunkter, enskilt avlopp, borgerlig vigsel, brandskydd, egensotning, tomtkö och skolans tjänster med ledigheter och busskort.

Mattias Johansson är samordnare för CESAM-H och menar att man underskattade vikten av det största enskilda momentet i digitaliseringen – Mina sidor.

– Där hittar kommunernas invånare alla e-tjänster och eftersom varje tjänst påverkar arbetet i en verksamhet måste den integreras i deras processer, säger han.

– Det är inte bara att trycka på en knapp medan allt annat är oförändrat. Ta till exempel felanmälan och möjligheten att lämna synpunkter, det låter lätt men just de tjänsterna är en väg in till alla verksamheter – högt som lågt. Eftersom allt måste förankras, gäller det att få med alla som är inblandade.

Det är bra om alla som deltar i samverkansarbetet har skilda roller och kompetens, olika personligheter, framhåller han. De måste också kunna förankra arbetet i sina respektive verksamheter.

För att lyckas måste det finnas en tydlig nytta både för förvaltningar och invånare.

– Att jobba digitalt måste vara enklare, gå fortare och vara smidigare.

Avstämning av avgifter via Mina sidor

En lyckad e-tjänst var när Kalmar kommun digitaliserade den årliga avstämningen av barnomsorgsavgifterna. Tidigare skickades brev som uppmanande invånarna att skicka in kontonummer med mera. Det kunde bli flera vändor med brev eller samtal.

– När vi i stället skickade sms och bad folk gå in på Mina sidor och kolla vad de skulle få utbetalt – hade 85 procent uppgett sitt kontonummer inom ett dygn! Organisationen var först tveksam, men blev väldigt nöjd med resultatet, säger Niklas Hörling, digitaliseringsledare i Kalmar kommun.

I en kommun är det viktigt att samordningen drivs på heltid av särskilt utsedda personer, anser han och fortsätter:

– Verksamhetsutvecklare med digitaliseringskompetens är nyckelpersoner som gör enormt stor skillnad. Det ska finnas någon med digital kompetens som ser vad man kan göra annorlunda när man vill förändra en process.

Men även förvaltningen måste vara aktiv.

– Det är naivt att tro att man lämnar över det till någon som fixar det. Det är vägen till e-tjänsten som är det viktiga.

Niklas Persson är IT-strateg i Nybro kommun, en kommun med drygt 20 000 invånare och begränsade resurser. Här har medarbetare ofta flera olika roller vilket gör det knepigare att avsätta öronmärkta resurser.

– Vi försöker snabba på handläggningen utan att anställa mer personal. Handläggarna ska fokusera på mer kvalificerade uppgifter än att hantera fakturor och blanketter. Saknas en uppgift måste man jaga folk. Med en e-tjänst kan man ha ett tvingande fält som måste fyllas i, säger han.

Det som tar mest tid är att integrera tekniska system – och att vänja sig vid nya arbetssätt när man redan har rutiner som fungerar. Det är också jobbigt med dubbla system, digitalt och papper, under en övergångsperiod eftersom det gör att vissa grupper kan hamna utanför systemet, förklarar Niklas Persson.

– Men vi har ingen teknisk support till medborgarna. Förstår inte folk e-tjänsten är det vi som gjort fel, då måste tjänsten bli tydligare och bättre.

Kontakt: Magnus Garp, region Kalmar län

Exempel från Region Kalmar län

Distansmonitorering

Sjukhusvård är den dominerande posten i vårdkedjan och därför vill regionen se mer hemvård, egenvård och friskvård. Fokus ligger på kroniker, som står för en stor del av hälso- och sjukvårdens kostnader. De kan sin sjukdom och skulle med vårdens stöd kunna hjälpa sig själva mer i hemmet.

De är därför extra lämpliga för att använda e-tjänsten distansmonitorering som via sensorer och en APP överför nyckelvärden – som EKG, blodtryck och vikt – till vårdpersonal som läser av på distans.

Först ut är hjärtsjuka, därefter kommer diabetiker, astmatiker och andra grupper. Tanken är att avlasta vården och samtidigt hjälpa patienterna i trygg hemmiljö. I stället för att åka till eller ringa sin vårdcentral eller sitt sjukhus, kan de ha daglig kontakt genom att chatta via en app. Det frigör tid för vårdpersonal som istället kan fokusera på de patienter som verkligen behöver hjälp.

En enkel lösning för patienten kan därmed leda till en stor och positiv omställning av verksamheten.

Exempel från kommunerna inom CESAM-H

Kulturskolan

Samtliga sju kommuner i samverkansgruppen CESAM-H prioriterade kulturskolan högt på sina listor över efterfrågade e-tjänster. Önskan var att hitta en enkel e-tjänst för anmälan, så att man slapp hantera pappersblanketter.

Snart insåg gruppen att detta bara var början.

Nästa steg blev att den som ansökt också erbjuds plats, betalar och får hyra ett instrument. Arbetet utmynnade till slut i fem e-tjänster.

En viktig följd av att ersätta papper med en digital lösning är att allt blir transparent så att invånaren eller brukaren har samma information som handläggaren. Det ställer i sin tur krav på handläggarna, som måste hantera alla ärenden på samma sätt. Att vänja sig vid ett sådant arbetssätt är en utmaning för alla.

Informationsansvarig

  • Anders Nordh
    Handläggare
  • Lena Langlet
    Handläggare

Kontakt

Gäller din fråga arbetsrätt eller kollektivavtal/förhandling?

SKL:s rådgivning riktar sig till personalchefer och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om din fråga är på uppdrag av dessa behöver du ange det.








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot