Publicerad: 27 maj 2019

Digitaliseringens möjligheter - Region Västerbotten och Vilhelmina kommun

För att lösa mer komplexa uppgifter gäller det att samarbeta. I Region Västerbotten har Skellefteå tagit på sig ledartröjan när det gäller e-tjänster. Det första steget är att få alla att förstå att digital transformation handlar mer om att kommunicera och utveckla verksamheten än om teknik.

Använd digitaliseringens möjligheter

”Det är snudd på tjänstefel att inte använda digitaliseringens möjligheter”. Det säger kommunchefen Karl-Johan Ottosson och sammanfattar den attityd som präglar både regionen och Vilhelmina kommun. Stark ledning och högt i tak är några förutsättningar för att digital transformation ska bli verklighet.

Våren 2017 deltog tio kommunchefer och 60 politiker i konferensen Smartare välfärd inom projektet Digitala Västerbotten och tolv kommunlednings-grupper fortsatte sedan sitt kompetenslyft i utbildningen Att leda digital förändring. En av kommunerna var Vilhelmina som bildade en digitaliserings-grupp över förvaltningsgränserna. Gruppen består av 5-6 personer med olika bakgrund och varierande IT-kunskap. Gemensamt för alla var intresse för digitaliseringens möjligheter. Gruppen inledde sitt arbete med att gå utbildningen Den digitala resan i Lycksele.

Utbildningens tre dagar med hemuppgifter gav en gemensam förståelse som de har stor nytta av i arbetet med att sprida ”tänket” till sina kollegor.

Vilhelminas vision för sin transformationsplan är att ”digitalisera det som går att digitalisera”. Utgångspunkten är det som invånarna behöver och frågar efter men visionen omfattar också de 20 000 besökare som vistas i kommunen varje påskvecka.

De flesta är vana vid smidig uppkoppling och bra e-tjänster och rädslan för att bli ett kommunalt B-lag har, enligt Karl-Johan Ottosson, varit en bra drivkraft.

Digital transformation kräver insikt

Lena Mikaelsson är personalutvecklare och samordnar Vilhelminas digitala transformation på halvtid. Efter ett par år inser hon hur lite alla visste i början.

– Det var först när vi fått insikt som vi förstod vad vi kunde göra, säger hon och tillägger att det tog flera månader att ställa in kompassen.

Det konkreta arbetet började med att gruppen ställde sig frågor som: Vad förväntar sig medborgarna? Vilka yrken har direkt kontakt med brukare? Hur är vi digitala hemma – och på jobbet? Vad gör vi som vi ska sluta med? Vad ska vi göra mer av?

Samtalet är ett viktigt verktyg och Lena Mikaelsson har varit mån om att skapa en trygg zon där alla kan spåna fritt och komma med nya idéer.

Kristoffer Hedberg har arbetat i kommunen i ett drygt halvår och representerar socialtjänsten i digitaliseringsgruppen. Han liknar gruppen vid en tankesmedja:

– Högt i tak och avspänd atmosfär har ökat vår förmåga att omvärldsbevaka och tolka tidens tecken. En idé som från början verkar helt galen kan efter samtal i gruppen leda till något som blir verklighet 20 minuter senare, säger han.

Erfarenhet från hans förvaltning är att medarbetarna hungrar efter nya e-lösningar och några aktuella exempel är trygghetskamera, nyckelfria lås och en demens-katt.

Egen halvtimme på kommunstyrelsens möten

Få medarbetare i Vilhelmina ifrågasätter numera kommunens digitalisering. Något som, enligt Lena Mikaelsson, beror på 10-12 workshops som har mjukat upp attityderna.

– Vi ”duschar” medarbetarna genom att prata digitalisering i alla sammanhang vi kan komma på, säger hon.

För att involvera kommunens högsta ledning har digitaliseringsgruppen en egen halvtimme vid kommunstyrelsens möten. Då redovisar Lena Mikaelsson vad gruppen har gjort sedan sist, vad de gör just nu och vad som är på gång.

Andreas Skog är projektledare för Digitala Västerbotten och menar att det är ”lyx för politikerna att ha sådan markkontakt”. Förra mötet handlade till exempel bland annat om nya e-tjänster, videomöten, nätprestanda, välfärdsteknik och en idé om samarbete med Linköpings universitet

– En annan fråga var hur boende i våra omsorgslägenheter kan dra nytta av att det kommunala bostadsbolaget snart går från analog till bredbands-TV.

Den digitala transformationen har påverkat kommunens självbild genom att bland annat visa att små kommuner måste göra det man kan. Korta beslutsvägar och nära till kommunledningen kan dessutom göra arbetet lättare än inom större kommuner.

För att lösa mer komplexa uppgifter gäller det att samarbeta. I Region Västerbotten har Skellefteå tagit på sig ledartröjan när det gäller e-tjänster.

Karin Wikgren började arbeta i Skellefteå kommun i januari 2018 och samordnar arbetet med att ta fram e-tjänster. Våren 2018 tecknade 14 kommuner i Västerbotten ett samverkansavtal med gemensam e-tjänsteplattform.

Andreas Skog blev inte förvånad över det stora intresset:

– Vi hade byggt upp förväntningarna genom att höja kommunchefernas kunskap om digitalisering genom att ha haft digitalisering som tema i deras nätverk. Detsamma gäller ledardagarna i Skellefteå. Tiden var helt enkelt mogen.

Alla i regionen är överens om att bra e-tjänster måste tas fram utifrån invånarnas behov men också med stöd av medarbetarna för att deras processer ska bli så effektiva som möjligt.

– För den som är van vid att kunna göra bankärenden, boka bilbesiktning eller kolla på film dygnet runt, blir det märkligt att inte kunna sjukanmäla sitt barn till skolan digitalt, säger Andreas Skog.

Det första steget är att få alla att förstå att digital transformation handlar mer om att kommunicera och utveckla verksamheten än om teknik.

– För att göra det lättare att förstå brukar vi rita befintliga processer och be medarbetarna att berätta varför de gör som de gör. Ibland utmanar vi dem att sluta göra saker, säger Karin Wikgren och nämner att alla inte är lika digitalt mogna.

– Många kan bemöta digitaliseringen med oro men det handlar oftast om en generell rädsla för förändring än om själva digitaliseringen.

Enligt projektledare Andreas Skog kommer heller ingen att förlora jobbet på grund av digitalisering. Däremot måste alla medarbetare vara beredda på att jobba på nya sätt.

– Ambitionen är att förändra på sikt genom att ompröva uppgifter när någon slutar, säger han och ser en framtid där det är möjligt att flytta ”effektiviseringsvinster” mellan olika förvaltningar.

Förslag från verksamheten når bäst resultat

Jonas Örnberg är IT-chef i Vilhelmina och håller med om att förslag om nya e-tjänster måste komma från verksamheten för att bli bra. Enligt honom saknas det också stöd för att it-funktionen hittar de bästa systemen.

– Framgången har helt enkelt varit större när förslagen att digitalisera verksamheter kommit från digitaliseringsgruppen jämfört med om förslaget kommit från oss på IT-enheten.

Medarbetarna är också välkomna att delta i det praktiska innovationsarbetet.

Så fort Skellefteå börjar fundera på en ny e-tjänst läggs underlaget ut på den gemensamma samverkans sidan så att alla kan informera sina verksamheter och komma med förslag.

– Vi lär av varandra och ju fler ögon desto bättre e-tjänster, säger Karin Wikgren och tar Storuman som exempel.

– Kommunen har många norska medborgare som söker bygglov och behöver därför ha en e-tjänst anpassad för det. Genom att samla allas behov kan vi bygga en generell tjänst som passar i alla kommuner.

Första året var Region Västerbottens mål för e-tjänstesamverkan att publicera 30 e-tjänster – det blev 43.

En av de nya e-tjänsterna gav föräldrar möjlighet att kvittera sina bars skoldator digitalt. Resultatet blev att 850 av 1000 bekräftelser skickades in via e-tjänsten, vilket sparade tid för både lärare, administration och IT-personal. En tidsvinst som gjorde att kommunen kunde leva upp till kravet att alla elever fick dator inom två veckor.

– Men att bara digitalisera en enda blankett ger inte så stor effekt, säger Karin Wikgren, som från och med 2019 arbetar på ett nytt sätt:

– Nu tar vi fram paket av tjänster som hänger ihop, säger hon och nämner Pappersfri skolstart som exempel.

Att bygga en e-tjänst tar 4-6 veckor och när tjänsten är klar har kommunerna ungefär en vecka på sig att tycka till innan publicering. Därefter har de själva ansvar för att informera och utbilda sina medarbetare. Som stöd har Skellefteå tagit fram flera instruktionsfilmer och manualer.

I mars 2019 har Skellefteå kommun publicerat 45 e-tjänster. Hittills har sex kommuner installerat någon tjänst och målet är att alla som ingår i samarbetet ska aktivera minst 5-10 tjänster under året. I mars 2019 har Vilhelmina installerat 24 e-tjänster, varav 21 externa.

Framgångsfaktorer

  • Börja där ni står, ta små steg och beröm varje framsteg.
  • Involvera ledningsgruppen och uppmuntra modiga chefer som kan ge stöd.
  • Låt digitalisering vara en stående punkt på kommunstyrelsens möten.
  • Utse en ansvarig som brinner för digitalisering.
  • Avsätt tid att jobba med digital transformation.
  • Skapa tillit och trygghet i organisationen.
  • Betona att digitalisering handlar mer om kommunikation och verksamhetsutveckling än om teknik.
  • Samarbeta med rätt partners.

Effekter av Örnsköldsviks e-tjänster

Örnsköldsviks kommun har låtit göra en analys av effekterna av införda
e-tjänster, här följer några iakttagelser.
· E-tjänsterna frigjorde tid som medarbetare kunde ägna åt andra, mer kvalificerade och relevanta arbetsuppgifter. Störst vinster gav e-tjänster med många ärenden eller omfattande ansökningsförfaranden.

De som dagligen jobbar med e-tjänsterna såg positivt på den utveckling som e-tjänsterna innebar. Flera av de intervjuade såg potential att öka vinsterna ytterligare genom:

  • integration mellan den egna förvaltningens verksamhetssystem (eller motsvarande) och Open ePlatform,
  • förenklad och mer transparent kundkontakt direkt i plattformen för att effektivisera dialogen mellan ansökande och handläggare,
  • ökad automatisering av vissa moment,
  • fler användare.
  • E-tjänster som saknar alternativa kanaler användes mest.
Vissa e-tjänster användes inte så mycket på grund av att brukarna:
  • inte visste att e-tjänsten fanns,
  • var ovana eller inte kunde använda e-tjänsten,
  • satt fast i gamla vanor som att de alltid gjort sin ansökan ”manuellt”,
  • inte ville använda bank-id.

Källa: Effektanalys av e-tjänsterna inom eSamverkan i Örnsköldsvik (maj 2018)

Kontakt: Jens Danielsson, Digitaliseringschef, Örnsköldsviks kommun

Informationsansvarig

  • Anders Nordh
    Handläggare
  • Lena Langlet
    Handläggare

Kontakt

Välkommen att skicka din fråga till SKL!

Gäller din fråga arbetsrätt eller kollektivavtal/förhandling?

SKL:s rådgivning riktar sig till personalchefer och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om din fråga är på uppdrag av dessa behöver du ange det.








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot