Publicerad: 13 juni 2019

Allt digitalt under samma tak, Storsthlm och Lidingö stad

För Storsthlm med regionens 26 kommuner är digitalisering ett viktigt område. Genom samverkan kan kommunerna dela kunskap och dra nytta av varandras erfarenheter.

Medborgarnytta, IT-säkerhet och öppenhet. I Lidingö stad samlas flera delar av det digitala arbetet hos utvecklingschefen Björn Söderlund. Det gör det möjligt att slå flera flugor i samma smäll. Men det behövs också samarbete mellan kommuner.

Öppna data är digitalt område där Lidingö kommit långt. Exemplet fungerar passande nog bra för att illustrera hur kommunen jobbar med sin digitala transformation. Principen om öppna data bygger på en tanke om att information som offentliga organisationer samlar in kan vara till nytta för andra. Tack vare att medborgare och näringsliv får tillgång till öppna data, ökar öppenheten gentemot invånarna, utvecklingen stimuleras och kommunens kvalitetsarbete underlättas.

– Tanken är att om olika organisationer blir bra på att dela med sig av sin data, kan andra parter hitta nya användningsområden för datan, säger Björn Söderlund, utvecklingschef i Lidingö stad.

Han är stolt över att kommunen enligt Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, är näst bäst av landets kommuner när det gäller öppna data.

– Med tanke att vi är nummer 48 i landet vad gäller invånarantal borde vi inte kunna vara det, säger han.

Fakturor är tillgängliga för både invånare och media

Nyttan av öppna data är uppenbar. Att alla kommunens fakturor är åtkomliga är en guldgruva för såväl nyfikna medborgare som granskande media. Och data om kvävedioxidhalter i luften är laddad läsning för den miljöintresserade. Men det finns också mängder av annan data: skolmat, cykelhastigheter, parkeringsplatser samt GPS-koordinater för kommunens WIFI-nätverk.

Hur informationen ska komma till nytta för medborgare, APP tillverkare eller forskare är inte kommunens sak att fundera kring.

– Den kan förmodligen användas till saker vi inte ens kan föreställa oss. Det är det som är tanken, säger Björn Söderlund.

Ju mer information som läggs upp som öppna data, desto större chans att någon hittar något sätt att använda den på. Björn Söderlund nämner bostadssajten, som kunnat använda sig av kommunens platsdata om skolor och förskolor i sin tjänst, vilket är högintressant information för många som letar bostad.

För att öppna data ska komma till sin rätt räcker det inte att en enskild kommun tillhandahåller information om var dess ladd stolpar finns, eller vilka vägar som snöröjts. Det krävs också samarbete över kommungränserna. Där spelar den kommunala samarbetsorganisationen Storsthlm en viktig roll.

Delad kunskap ökar nyttan

Catrin Ditz är programledare för digitalisering inom organisationen Storstockholm och menar att digitalisering sker på två ledder.

– Först som ett verktyg och en möjliggörare inom respektive kommunalt område. Men man behöver också jobba på tvärs igenom alla områden.

För Storsthlm, där regionens 26 kommuner ingår, är digitalisering ett viktigt område.

Genom samverkan kan kommunerna dela kunskap och dra nytta av varandras erfarenheter. För såväl politiker som kommunledning blir det lättare att skapa en överblick över var krutet ska läggas.

– Vi kan samla kompetenta människor för att göra förstudier eller samla in kunskapsunderlag. Om man tittar bakåt har kommunerna ofta kunnat lära sig av varandra. När en har gjort något smart, så kan andra dra nytta av det, säger Catrin Ditz.

Hon menar att ett viktigt mål för samarbetet är att digitalisering ska ingå i den vanliga verksamheten, i stället för att ligga separat för sig själv.

– I en tidig fas av arbetet betraktar vi ofta digitalisering som en sak vid sidan av. När det sedan växer och smälter det ihop med det andra, blir det svårt att urskilja vad som är digitalisering och vad som är annan verksamhetsutveckling, säger hon.

Samarbetet kring de digitala frågorna i Storsthlm kan förhoppningsvis göra att fler kommuner kan lägga ut öppna data inom samma områden, till exempel lediga parkeringar eller evenemang i kommunal regi. Det gör att nyttan ökar markant.

Helhetssyn är en framgångsfaktor

Vad är då anledningen till att just Lidingö kommit så långt med öppna data? Enligt Björn Söderlund styrs den övriga digitala utvecklingen i kommunen av samma framgångsfaktorer som kommunens övriga digitala utveckling. Han förklarar:

– Vanligtvis finns några som jobbar med arkivfrågor och vurmar för det, medan andra vurmar för digitala tjänster eller informationssäkerhet. När det finns någon som förstår alla tre områdena får man mycket större utväxling.

Som exempel nämner han arkivering. Även om det är en av kommunens uppgifter, blir kravet på digital arkivering (e-arkiv) lätt en jobbig pålaga om uppgiften står för sig själv. Vad är nyttan med att bocka av en ruta? Men när den sätts i ett sammanhang kan det bli till något helt annat. Det är Lidingös framgångsrecept.

– När man försöker få extra pengar till arkivering kan intresset vara lågt. Men om vi kombinerar det med att bygga en tjänst där privatpersoner kan hämta ut sina betyg ökar nyttan för såväl medborgarna som för verksamheten. För att få pengar till detta pratar jag varken om arkivlagen eller om öppna data, utan om praktiska vinster som att någon slipper gå ner i källaren och hämta utskrifter.

Det som kan läggas ut ska läggas ut

Björn Söderlund beskriver sig som ”bortskämd” i samarbetet med både politik och förvaltning. Han får bra gehör för sina idéer och kan ofta slå flera digitala flugor i en smäll. Eftersom han tidigare jobbat som IT-strateg har han god kunskap i både informationssäkerhet och dataskydd, och kan upptäcka eventuella risker kring projekten. Tilliten har vuxit fram under de tolv år han jobbat i kommunen.

– När vi började arbetet var ingångsfrågan:
”Hur gör man det så billigt och enkelt som möjligt?”
Vi lyckades lägga ut några data, och fick förtroende att ta nästa steg. Varje steg har sedan dess ökat tilliten och nu behöver jag inte längre sälja in öppna data i ledningsgruppen. Det räcker att jag stämmer av om det finns något hinder. Principen är att det som kan läggas ut ska läggas ut.

När kommunledningen tar upp frågor som handlar om IT bedömer Björn Söderlund om det läggas ut som öppna data:
”Kan vi bygga en tjänst som är till nytta för medborgarna?
Vilka är riskerna?”.

E-tjänst med dubbel nytta

Tjänsten Hämta betyg är ett exempel på hur digitalisering kan ge flera fördelar. När elevernas betyg digitaliseras sparas de under lång tid. Inom ramen för samma projekt byggs därför en tjänst för att de också ska kunna ladda ned sina betyg.

– Det är ett typexempel på hur vi har lyckats lägga flera områden under samma hatt, och kan skapa öppenhet och transparens med hjälp av digitalisering. Samtidigt tar vi självklart hänsyn till informationssäkerhet och dataskydd.

Fördelarna med arbetssättet är tydliga: snabbare beslut, större medborgarnytta, högre kostnadseffektivitet och säkerhet. Det digitala arbetet blir helt enkelt ett sätt att erbjuda invånarna så bra service som möjligt.

Kontakt: Björn Söderlund, Lidingö stad och Catrin Ditz, Storsthlm

Informationsansvarig

  • Anders Nordh
    Handläggare
  • Lena Langlet
    Handläggare
Gäller din fråga arbetsrätt eller kollektivavtal/förhandling?
SKL:s rådgivning riktar sig till personalchefer och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om din fråga är på uppdrag av dessa behöver du ange det.







Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot