Publicerad: 28 maj 2019

Robotisering gav handläggare mer tid för brukarna i Strängnäs kommun

Strängnäs kommun har prövat ett nytt sätt att jobba med försörjningsstöd, IMA, individuella möjligheter till arbete. Med hjälp av teknik ville de frigöra resurser - en robot har nu tagit över enkla rutinuppgifter från biståndshandläggarna.

Strängnäs ville använda en ny metod för att få fler ur arbetslöshet. En robot tog över enkla rutinuppgifter från biståndshandläggarna så att de i stället kunde ägna sig åt brukarnas behov.

– Vi har vänt på digitaliseringsprocessen. Det fanns redan en modell vi visste var effektiv, frågan var hur vi skulle kunna frigöra resurser till den, säger Patrik Nilsson, verksamhetsutvecklare i Strängnäs kommun.

Det är generellt tufft för den som får försörjningsstöd att skaffa ett varaktigt arbete. Det menar Patrik Nilsson, som är verksamhetsutvecklare i Strängnäs kommun och jobbar på kommunens arbetsmarknadsverksamhet Jobbtorg. Flera olika aktörer är inblandade i att hjälpa brukaren, vilket innebär många kontakter, många möten och många stolar att trilla mellan.

– Arbetssökande lotsas ofta runt. De har praktik på ett ställe, sedan en kurs på arbetsförmedlingen och därefter kanske en yrkesutbildning. Plötsligt händer något som gör att de hoppar av, och så kommer de tillbaka till försörjningsstöd. Så här snurrar de runt. Vi reproducerar bara utanförskapet, säger han och fortsätter:

Detta innebär att människor finns i utanförskap i orimligt lång tid, och att samhällets resurser används ineffektivt.

Så här ser det ut generellt i Sverige, det är inget unikt för Strängnäs. Men år 2016 prövade kommunen ett nytt sätt att jobba med försörjningsstöd. Modellen kallas IMA, vilket står för individuella möjligheter till arbete.

Tekniken frigör resurser

I korthet innebär modellen att varje brukare får en sammanhållen process, med en arbetsmarknadskoordinator som följer med från första dagen fram till dess att personen fått ett arbete. Koordinatorn stöttar i myndighetskontakter längs vägen.

Kommunens utvärdering av IMA-modellen visade att den fungerade bra. Efter i genomsnitt elva månader hade 75 procent av brukarna fått jobb eller börjat studera. Otroliga siffror, menar Patrik Nilsson, med tanke på att de flesta av deltagarna före insatsen haft försörjningsstöd under många år. Bevisligen fungerade arbetssättet, och det var dags för nästa steg: Att med hjälp av teknik frigöra så mycket resurser som möjligt till att jobba med modellen.

Hur kunde då detta göras? Tidigare bestod en stor del av socialsekreterarnas arbetstid av att handlägga ansökningar om försörjningsstöd. De har kontrollerat uppgifterna i ansökningarna och jämfört med olika register. Det är ett ganska enkelt, men tidskrävande, arbete. Kanske fanns ett effektivare sätt att utföra uppgiften på?

– En robot kan göra allt det här, men utan uppehåll och utan semester. Och våra handläggare slipper mycket repetitivt och tråkigt jobb, säger Patrik Nilsson.

Öronmärkta pengar till digitala projekt

Möjligheten att testa en robotlösning kom från en pott med pengar som kommunen öronmärkt till digitala projekt. Patrik Nilsson och hans chef Annica Westling sökte och fick pengar för satsningen.

En förstudie utfördes år 2018 och inom ramen för projektet skulle kommunen skaffa fram hård- och mjukvara för själva roboten och bygga en e-tjänst som brukarna kunde använda för att söka försörjningsstöd. Eftersom projektet var tekniskt nydanande tog kommunens digitala strateg Frédéric Rambaud över driften för det.

Medan projektet pågår sitter Patrik Nilsson och Frédéric Rambaud i samma rum, vilket underlättar deras dagliga samarbete.

Båda tycker att det är till stor nytta att en av dem kommer från verksamheten och den andra har den digitala kompetensen.

– Jag skulle vara blind på ena ögat utan Frédéric, Och Frédéric skulle vara blind på andra ögat utan mig. Det nära samarbetet är en förutsättning för att kunna ro ett projekt som detta i hamn, säger Patrik Nilsson.

Snabbare beslut när robot tar över enklare uppgifter
Resultatet från förstudien var positivt. Den “digitala medarbetaren”, som Patrik Nilsson kallar den, ska inte fatta några egna beslut om vem som ska få försörjningsstöd. I stället sammanställer den ett beslutsunderlag för en mänsklig kollega.

– Än så länge måste en människa ta beslutet. Men det är en mindre uppgift, som nu kan utföras på betydligt kortare tid än tidigare, säger han.

Förutom att handläggarna slipper de tråkiga delarna av jobbet, kan den som söker försörjningsstöd glädjas åt att det går snabbare att få ett beslut. Eftersom en stor del av de enkla arbetsuppgifterna kunde utföras av roboten, gav det utrymme för majoriteten av kommunens tolv socialsekreterare att övergå till att jobba direkt med brukarna. Under våren 2019 pågår en omstrukturering där de förbereds på sina nya roller som arbetsmarknadskoordinatorer.

Förankring kräver mycket förarbete

Patrik Nilsson poängterar vikten av att förankra omställningen på ett bra sätt, både med de anställda, kommunledning och socialkontorets ledningsgrupp.

– Den största utmaningen var att få med personalen. Det är ett 50-tal som jobbar här och ska ”köpa” dels automatiseringen, dels att få nya arbetsuppgifter. Vi har jobbat jättemycket med förankring, hela våren har handlat om förberedelser.

När vi drog igång projektet var alla med på det, säger Patrik Nilsson, som tror att detta steg kan vara lätt att missa.

Att aldrig slarva med förankringen är, enligt honom, viktigt för andra kommuner i samma sits. Bara för att man förankrat en gång betyder det inte att det är klart. Det är så många inblandade: förvaltningschefer, kontorschefer, politiker. Juridiken behöver vara med redan från början och i Strängnäs har HR varit väldigt involverad i omorganisationen.

Stöd i att utveckla verksamheten

Patrik Nilsson projektleder omstruktureringen av försörjningsstöd, medan den digitala strategen Frédéric Rambaud har en övergripande roll som projektledare för kommunens arbete med att hitta nya, digitala arbetssätt.

Om allt går som det ska, kan försörjningsstöd kan vara det första av flera kommunala uppgifter som robotiseras. Skolskjuts är ett föreslaget område. Ansökningar om daglig verksamhet är ett annat.

Frédéric Rambaud poängterar vikten av att initiativen till förändring inte bör komma från honom, utan från personer som jobbar i verksamheten. Precis som Patrik Nilsson gör.

– Det är lätt hänt att man genomför digitaliseringsprojekt där man missar verksamhetsdelen.

Där en sådan som jag driver utvecklingen, medan det egentligen ska vara en sådan som Patrik som leder, säger han.

– Vi bryter ny mark när det gäller tekniken och det blir uppmärksammat för att man pratar om robotisering. I grund och botten är det bara stöd till verksamhetens utveckling, det måste man hela tiden påminna sig själv om.

Kontakt: Patrik Nilsson, Strängnäs kommun

Informationsansvarig

  • Anders Nordh
    Handläggare
  • Lena Langlet
    Handläggare

Kontakt

Välkommen att skicka din fråga till SKL!

Gäller din fråga arbetsrätt eller kollektivavtal/förhandling?

SKL:s rådgivning riktar sig till personalchefer och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om din fråga är på uppdrag av dessa behöver du ange det.








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot