Publicerad: 20 augusti 2019

Modell för benchmarking

Benchmarking är en metod för förbättringsarbete genom systematiska jämförelser och ömsesidigt lärande. I den här modellen tillämpas metoden för att utveckla jämställdhetsarbete i kommuner och regioner.

Jämställdhetsintegrering innebär att ett jämställdhetsperspektiv integreras i all planering, allt beslutsfattande, i genomförande och uppföljning. På så sätt blir jämställdhet en del av det ordinarie uppdraget för politiker, chefer och medarbetare för att nå likvärdiga resultat för olika grupper av kvinnor, män, flickor och pojkar.

Att arbeta med jämställdhetsintegrering är att arbeta med förbättringsarbete. För att lyckas med ett hållbart förbättringsarbete krävs det både uthållighet och ett systematiskt arbetssätt. I Modellkommuner och Modellregioner använder deltagarna metoden benchmarking för att lära av varandra.

Benchmarking i åtta steg

Benchmarking baseras på idén att noga jämföra sina egna arbetssätt och processer med en annan organisation för att hitta möjliga förbättringar. Lärandet tas tillvara i respektive organisation genom att förbättringsarbeten följs upp, implementeras och sprids.

SKL:s modell består av åtta steg, vart och ett med en uppsättning checklistor, mallar och annat material till stöd för arbetet.

1. Uppstart

Uppstartsträffen syftar till att skapa en gemensam bild av modellen och vad som ska uppnås samt till att knyta kontakter med övriga deltagare.

Vad ska vi uppnå på denna träff?

  • En gemensam bild av modellen, hur arbetet går till och vad som ska uppnås.
  • Ökad kunskap om vanliga ojämställdhetsproblem och hur de kan upptäckas och åtgärdas.
  • Förståelse för ledningens roll för hållbart arbete med jämställdhetsintegrering.
  • Etablera kontakt med övriga deltagare.

Förberedelser inför träffen

  • SKL arrangerar och bjuder in till träffen.
  • Deltagande organisationer utser politiker, chefer, strateger och övriga nyckelpersoner som ska delta i benchmarkingen, ser till att de är införstådda med sitt uppdrag, samt har avsatt tid för träffarna.
  • Deltagarna beskriver nuläge och fakta om sin organisation utifrån mallen Organisationsfakta och kompetensinventering och lägger ut beskrivningen på projektplattformen i god tid före träffen.

Material

Mall: Organisationsfakta och kompetensinventering (PPT, öppnas i nytt fönster)

Presentation av konceptet benchmarking (PDF, öppnas i nytt fönster)

Checklista för jämställdhetsintegrering (Excel, öppnas i nytt fönster

2. Första benchmarkingträffen: Ledning och styrning

Under första benchmarkingträffen påbörjas arbetet med att jämställdhetsintegrera styrning och ledning. Genom erfarenhetsutbyte, diskussion och reflektion tillsammans med samarbetsparterna uppstår idéer till förbättringar.

Vad ska vi uppnå på denna träff?

  • En bedömning av om systemen för ledning och styrning är jämställdhetsintegrerade.
  • Idéer om förbättringar för att säkerställa styrning och ledning, som resulterar i jämställd service och resursfördelning för olika grupper av kvinnor, män, flickor och pojkar.
  • En plan för det arbete på hemmaplan som ska starta efter träffen.

Förberedelser innan träffen

  • Titta på Vägledning för jämställdhetsintegrering steg 1 till 5. Vägledningen består av tio viktiga moment för jämställdhetsintegrering av styrning och ledning. Under varje block finns en förklarande text som beskriver vad momentet innebär och vilken roll som politiker, chefer, strateger och andra nyckelpersoner har för just det momentet.

Vägledning för jämställdhetsintegrering

  • Se filmen Styrkedjan.
  • Genomför en gemensam självskattning på checklistan för jämställdhetsintegrering.
  • Gå igenom presentationen av kompetensinventering och nyckeltal från uppstartsträffen.
  • Utifrån ovanstående, reflektera över och beskriv hur organisationens styrsystem ser ut, var finns ett jämställdhetsperspektiv integrerat idag? Var saknas det? Har vi kännedom om eventuella ojämställdhetsproblem?
  • Identifiera förbättringsområden.
  • Förbered presentation utifrån mallen och lägg upp på projektplattformen senast en vecka innan Benchmarking 1.

Material

Samtliga dokument öppnas i nytt fönster.

För deltagarna:

Checklista för jämställdhetsintegrering (Excel, nytt fönster)

Mall: Benchmarking 1 Ledning och styrning (PPT, nytt fönster)

Planera, följa upp och åtgärda - Styrsnurran

För mötesarrangören:

Checklista för benchmarkingträffar (PDF, nytt fönster)

Återkoppling efter benchmarkingträffar (Word, nytt fönster)

Exempel på agenda för Benchmarking 1 (PDF, nytt fönster)

Styrkedjan

I filmen Styrkedjan berättar Gertrud Åström om varför styrning, ledning och uppföljning måste hänga ihop för att kunna bli jämställdhetsintegrerade.

3. Arbete på hemmaplan

Utifrån resultatet av självskattningen och lärdomarna från Benchmarking 1 ska förbättringsarbeten göras på hemmaplan. Arbeta så långt ni hinner fram till nästa benchmarkingmöte. Tänk på att välja ett avgränsat men relevant förbättringsområde som är möjligt att genomföra.

Ni ska även påbörja arbetet med en verksamhetsförbättring som ska redovisas på BM 3. Förbättringen kan avse arbetssätt, rutin, metod, uppföljning eller annat som ska resultera i jämställd service och resursfördelning i en specifik verksamhet.

Det kan också handla om att följa upp ett pågående eller avslutat förbättringsarbete. Syftet är att testa, att de förbättringar som görs i det övergripande styrsystemet hänger ihop med och driver förbättringsarbete för jämställda resultat.

Vad ska vi uppnå på denna träff?

  • Ett antal planerade eller genomförda förbättringar i styrning och ledning.
  • Planerade eller genomförda förbättringar för att säkerställa organisationens jämställdhetskompetens.
  • Förbättring av någon eller några av punkterna i checklistan för jämställdhetsintegrering.
  • Utsett en verksamhet där ett förbättringsarbete ska genomföras eller följas upp.

Hur går vi tillväga?

  • Välj ett eller flera förbättringsområden som leder till jämställdhet i processer och styrdokument för ledning och styrning, utgå från organisationens prioriterade mål.
  • Samla fakta och data om hur det ser ut idag.
  • Ta reda på varför det ser ut som det gör idag och försök finna orsaker till problemen. Analysera och hitta möjliga lösningar.
  • Planera för att testa och genomföra en förbättring.
  • Testa att genomföra en förbättring. Testa det som mest sannolikt ger effekt. Börja i liten skala.
  • Studera resultatet. Blev det en förbättring? Har vi hittat rätt lösning? Om inte, testa något annat. Ibland måste en backa tillbaka i stegen.
  • När rätt lösning är funnen ‒ säkra förbättringen och sprid lösningen.
  • Reflektera över lärdomar av förbättringen, kommunicera vad vi har lärt oss.

Konceptet bygger på PDSA- modellen, eller kvalitetscykeln. Använd den modell och material som er organisation brukar använda för att systematiskt planera, genomföra och följa upp förbättringsarbete.

Film: Förändring i komplexa system

Klara Palmberg Broryd, Strategi- och förnyelsedirektör i Nacka kommun pratar om hur man kan lyckas med förändring i stora komplexa system. Ett sätt är att fokusera på de som vill förändra. Ofta lägger vi mycket tid på att få med de som inte vill. Forskning visar att det räcker med att 23 procent i ett system förändrar sig, sen följer resten med.

Filmen "Förändring i komplexa system"

Film: Systematiskt förbättringsarbete

I filmen redogör kvalitetsexperten Marianne Olsson steg för steg hur förbättringsarbete ska genomföras för att uppnå hållbara förbättringar i verksamheten.

4. Andra benchmarkingträffen: Följa upp och analysera resultaten

Den andra träffen fokuserar på förbättring av systemen för uppföljning, analys och beslutsfattande så att ojämställdhetsproblem kan upptäckas och åtgärdas.

Vad ska uppnås på denna träff?

  • En bild av organisationernas utgångsläge och förbättringsbehov när det gäller jämställdhetsproblem, utifrån organisationens mål, nyckeltal och egna analyser.
  • Idéer om förbättringar i ledning och styrning för att upptäcka och åtgärda ojämställdhet.
  • Idéer om förbättringar i nyckeltal och system för att följa upp och analysera verksamhetens resultat för olika grupper av kvinnor män, flickor och pojkar.
  • Idéer för förbättrade rutiner för jämställdhetsintegrerade beslut.

Förberedelser innan träffen

  • Se filmen om Öppna jämförelser jämställdhet.
  • Genomför en gemensam självskattning på checklistan för jämställdhetsintegrering under fliken BM 2. Notera vilken förflyttning som skett och dra lärdomar av det. Identifiera behov av ytterligare förbättringar i ledning och styrning.
  • Gör en kort beskrivning av nuläget i förbättringsarbetet som påbörjades vid första träffen.
  • Beskriv hur organisationen redovisar, använder och följer upp individbaserad statistik och använder jämställdhetsanalyser i beslutsprocesserna.
  • Förbered presentation utifrån mallen och lägg upp på projektplattformen senast en vecka innan benchmarkingträffen.

Material

För deltagarna:

Film: Öppna jämförelser Jämställdhet (se nedan)

Kommmun- och landstingsdatabasen Koladas verktyg Jämföraren

Checklista för jämställdhetsintegrering (Excel, öppnas i nytt fönster)

Mall: Benchmarking 2 Följa upp och mäta resultat (PPT, öppnas i nytt fönster)

Planera, följa upp och åtgärda - Styrsnurran

För mötesarrangören:

Checklista för benchmarkingträffar (PDF, öppnas i nytt fönster)

Mall: Återkoppling efter benchmarkingträffar

Mall: Exempel på agenda för benchmarking 2 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Film: Öppna jämförelser Jämställdhet

Magnus Jacobson, SKL, berättar om rapporten Öppna jämförelser Jämställdhet och Maria Price, RKA, visar hur nyckeltalen kan användas för fördjupade analyser i databasen Kolada.

5. Arbete på hemmaplan 

Fortsätt det påbörjade förbättringsarbetet utifrån självskattningen och lärdomarna från benchmarking 2.

Vad ska vi uppnå?

  • Verksamhetsförbättring i en specifik verksamhet.
  • Förbättrade system och rutiner för analys och uppföljning för att mäta resultat av jämställdhetsarbetet.
  • Förbättrade rutiner för jämställdhetsintegrerade beslut.
  • Identifiera och planera insatser för förbättring av resultat utifrån mätning och uppföljning.
  • Förbättring av någon eller några av punkterna i checklistan för jämställdhetsintegrering.

Hur går vi tillväga?

  • Använd lärdomar från benchmarkingen i det fortsatta systematiska förbättringsarbetet.
  • Involvera fler delar av organisationen.
  • Välj ett eller flera förbättringsområden i system för att följa upp och analysera resultat av jämställdhetsarbetet och verksamhetens resultat för olika grupper av kvinnor män, flickor och pojkar, samt förbättrade rutiner för jämställdhetsintegrerade beslut.
  • Planera för att testa och genomföra en förbättring.
  • Testa att genomföra en förbättring. Testa det som mest sannolikt ger effekt. Börja i liten skala.
  • Studera resultatet. Blev det en förbättring? Har vi hittat rätt lösning? Om inte, testa något annat. Ibland måste en backa tillbaka i stegen.
  • När rätt lösning är funnen ‒ säkra förbättringen och sprid lösningen.
  • Reflektera över lärdomar av förbättringen, kommunicera vad vi har lärt oss.

Konceptet bygger på PDSA-modellen, eller kvalitetscykeln. Använd den modell och det material som er organisation brukar använda för att systematiskt planera, genomföra och följa upp förbättringsarbete.

6. Tredje benchmarkingträffen: Systematiskt förbättringsarbete

Den tredje träffen handlar om att följa upp förbättringsarbeten som genomförts sedan förra träffen, benchmarka förbättringsarbeten inom ett specifikt verksamhetsområde och planera för fortsättningen.

Vad ska uppnås på denna träff?

Deltagarna ska efter träffen ha:

  • Idéer om verksamhetsförbättringar att ta med till den egna organisationen
  • Idéer om förbättringar i ledarskap och organisationskultur för att förbättringsarbetet ska bli hållbart
  • En bild av vilka förbättringar som har uppnåtts och som kan överföras till fler verksamheter
  • En plan för hur förbättringsarbetet ska fortsätta och följas upp.

Förberedelser inför träffen

  • Gemensam självskattning i checklistan för jämställdhetsintegrering. Identifiera behov av ytterligare förbättringsarbete. Summera förflyttningen som har skett och dra lärdomar av det.
  • Analysera hur organisationens ledarskap och kultur stödjer det fortsatta arbetet.
  • Förbered en presentation utifrån mallen och lägg upp på projektplattformen senast en vecka innan Benchmarking 3.

Material

För deltagarna:

Mall: Benchmarking 3 Systematiskt förbättringsarbete (PPT, öppnas i nytt fönster)

Checklista för jämställdhetsintegrering (Excel, öppnas i nytt fönster)

För mötesarrangören:

Checklista för benchmarkingträffar (PPT, öppnas i nytt fönster)

Mall: Återkoppling efter benchmarkingträffar (Word, öppnas i nytt fönster)

Mall: Exempel på agenda för benchmarking 3 (PDF, öppnas i nytt fönster)

7. Arbete på hemmaplan

Arbete på hemmaplan
Fortsätt det påbörjade förbättringsarbetet utifrån självskattningen och lärdomarna från benchmarkingen. Nedan beskrivs olika steg för att systematiskt arbeta med förbättringar.

Vad ska vi uppnå?

  • Ett antal planerade eller genomförda konkreta förbättringar i styrning och ledning.
  • Planerade eller genomförda förbättringar för att säkerställa jämställd service och resursfördelning inom en verksamhet.
  • Förbättring av någon eller några av punkterna i checklistan för jämställdhetsintegrering.
  • Plan för att säkerställa att organisationens alla verksamheter ger likvärdig och bra service, bemötande och resursfördelning till olika grupper av kvinnor, män, flickor och pojkar.

Hur går vi tillväga?

  • I samarbete med verksamhetsföreträdare, välj ett förbättringsområde i ledning, styrning och uppföljning av en verksamhet. Utgå från organisationens prioriterade mål och identifierade ojämställdhetsproblem.
  • Samla fakta och data om hur det ser ut idag.
  • Ta reda på varför det ser ut som det gör idag och försök finna orsaker till problemen. Analysera och hitta möjliga lösningar.
  • Planera för att testa och genomföra en förbättring.
  • Testa att genomföra en förbättring. Testa den som mest sannolikt ger effekt. Börja i liten skala.
  • Studera resultatet. Blev det en förbättring? Har vi hittat rätt lösning? Om inte, testa att förbättra något annat. Ibland måste en backa tillbaka i stegen.
  • När rätt lösning är funnen ‒ säkra förbättringen och sprid lösningen.
  • Reflektera över lärdomar av förbättringen, kommunicera vad vi har lärt oss

Material

Checklista för jämställdhetsintegrering (Excel, öppnas i nytt fönster)

8. Resultatredovisning och spridning

Resultatkonferensen syftar till att inspirera nya organisationer att påbörja ett arbete med jämställdhetsintegrering, att ta del av de andra organisationernas resultat och att ge idéer om hur metoden kan användes för att inkludera fler tvärgående perspektiv i ledning och styrning.

Vad ska uppnås på denna träff?

  • Spridning av resultat av förbättringsarbete med jämställdhetsintegrering.
  • Bli modell eller mentor i benchmarking för nya organisationer som vill samarbeta för jämställdhetsintegrerad ledning och styrning.

Vad som ska uppnås beror på syftet och målgrupp för konferensen. Målgruppen kan vara andra verksamheter i den egna organisationen, eller andra organisationer på lokal, regional eller nationell nivå och syftet kan vara spridning och information eller uppstart av ny benchmarking.

Förberedelser inför konferensen

  • Fyll i sista fliken (Resultatkonferens) på checklistan för jämställdhetsintegrering.
  • Förbereda en systematisk beskrivning av tillvägagångssättet och resultaten av förbättringsarbetet så att resultatet kan överföras till andra organisationer.
  • Ta beslut om ni kan vara mentor/modell i nästa benchmarkingomgång.
  • Skicka slutrapport till SKL.
  • Identifiera framgångsfaktorer, utmaningar och lärdomar för hela projektet.

Material

Mall för slutrapport (Word, öppnas i nytt fönster)

Mall för resultatredovisning (PPT, öppnas i nytt fönster)

Checklista för jämställdhetsintegrering (Excel, öppnas i nytt fönster)

När blir vi modellkommun/modellregion?

En modellkommun är en kommun som har jämställdhetsintegrerat sina system och processer för ledning och styrning. Det innebär att de viktigaste framgångsfaktorerna är på plats och att tillvägagångssättet för att jämställdhetsintegrera kan systematiseras och överföras till andra.

Det finns ingen certifiering eller extern prövning för att bli modell, utan bedömningen utgår från organisationens egna självskattning. När ni anser att ni inte har kvar någon 1:a och skattar er på 3 på fler än hälften av punkterna på checklistan är ni kanske redo att vara modellkommun eller modellregion!

Organisationen kan gärna vara ”mentor” i en ny benchmarkingomgång även om det är en bit kvar till en jämställdhetsintegrerad verksamhet. Det går även att använda konceptet för att jämställdhetsintegrera egna avdelningar och förvaltningar.

Informationsansvarig

  • Love Nordenmark
    Handläggare
Gäller din fråga arbetsrätt eller kollektivavtal/förhandling?
SKL:s rådgivning riktar sig till personalchefer och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om din fråga är på uppdrag av dessa behöver du ange det.







Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot