Publicerad: 28 december 2016
Prenumerera på Revision

Frågor och svar om offentlighet och dokumenthantering

Ibland uppstår frågor kring revisorernas handlingar och hanteringen av dessa. Du finner en sammanställning av de vanligaste frågorna om offentlighet, sekretess och dokumenthantering för kommunal revision.

Offentlig insyn

Revisorerna är en offentlig myndighet som bedriver sin verksamhet under offentlig insyn. Revisorerna ansvarar för sina handlingar och sitt arkiv. I ansvaret ligger att registrera allmänna handlingar, välja lämpliga metoder och material för handlingars upprättande, beskriva och förteckna sitt arkiv, vårda arkivet och hålla handlingar tillgängliga för allmänheten.

Offentlighetsprincipen och sekretess

Offentlighet och sekretess

Vad gäller för revisorerna som offentlig myndighet?

Revisorerna har i lag tilldelats en sådan självständig ställning att de bedöms som en myndighet i tillämpningen av Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen. Varje revisors självständiga ställning i granskningsärenden aktualiserar frågan om varje revisor ska ses som en egen myndighet.

I SOU 2004:107 ”Att granska och pröva ansvar i kommuner och landsting” förs resonemang kring detta. Utredningens bedömning är att revisorerna såväl i granskningsarbetet som när de fattar beslut i förvaltningsärenden ska ses som en enda myndighet.

Detta innebär ändå ingen inskränkning i den enskilda revisorns möjlighet och rätt att i granskningsärende ha och framföra sin egen uppfattning (till exempel skriva sin egen revisionsberättelse). Däremot blir det mycket komplicerat om varje revisor i egenskap av egen myndighet skulle hantera offentlighetsfrågorna var för sig – med krav på registrering, arkivering, utlämnande av handlingar med mera.

Kan revisorerna sekretessbelägga uppgifter?

Ja. All sekretessbeläggning måste ändå ske med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen. Det går inte att göra en allmän bedömning att man ”tycker det vore lämpligt”. Ett absolut lagstöd måste finnas, det finns inte utrymme för godtycke

Revisorerna kan vid behov sekretessbelägga uppgifter om viss ”känslig” revisionsplanering enligt 17 kap 1 § ”Förberedelser för inspektion, kontroll, revision eller annan granskning”:
”Sekretess gäller för uppgift om planläggning eller andra förberedelser för sådan inspektion, revision eller annan granskning som en myndighet ska göra, om det kan antas att syftet med granskningsverksamheten motverkas om uppgiften röjs.

Uppgifter som kan sekretesskyddas kan vara sådana som rör de personer eller myndigheter som ska bli föremål för granskning, tiden för granskningen, granskningsplaner samt uppgifter av liknande slag. Sekretess gäller endast om det kan antas att syftet med granskningen motverkas om uppgiften röjs (till exempel upptäckten av ett brott)

När kan revisorerna vägra att lämna ut handlingar?

Revisorerna kan vägra att lämna ut handlingar och uppgifter antingen om materialet fortfarande att betrakta som arbetsmaterial (alltså inte färdigt) eller om det omfattas av sekretess med stöd av särskilt lagrum i Offentlighets- och sekretesslagen. Så kan det till exempel vara för material där revisorerna har övertagit sekretess från den nämnd man fått uppgifterna ifrån eller uppgifter om viss ”känslig” revisionsplanering.

När en granskning pågår uppstår ofta handlingar som intervjuanteckningar, rapportutkast, frågor och svar m.m. Dessa handlingar är inte allmänna handlingar utan arbetsmaterial.

Vem fattar beslut om att lämna ut revisorernas handlingar?

Vem kan fatta beslut om utlämnande?

Beslut om att lämna ut en allmän handling är myndighetsutövning. Myndighetsutövning kan inte överlåtas på någon annan, myndigheten ansvarar själv. Men myndigheten kan anlita en uppdragstagare för denna uppgift - i allmänhet den som i vardagen tar hand om handlingen, vanligen en registrator eller annan egen anställd (till exempel på ett eget revisionskontor). I tveksamma fall ska frågan om utlämnande hänskjutas till myndigheten för beslut, det vill säga till revisorerna.

Om eller när handlingarna lämnas vidare till ett gemensamt arkiv i kommunen eller landstinget övertar arkivmyndigheten detta ansvar för handlingarna och för framtida beslut om att utlämna handlingar. Överlämnande till ett sådant arkiv sker oftast årsvis eller per mandatperiod.

Revisorerna kan alltså inte genom avtal uppdra till ett externt revisionsföretag att pröva och besluta om att lämna ut handlingar eftersom detta är myndighetsutövning, se frågor och svar om dokumenthantering.

Hur sker prövningen?

Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga, men ibland måste en sekretessprövning ske. En handling kan vara försedd med en ”hemligstämpel” som ger en varning om att den kan innehålla sekretessbelagda uppgifter och att ett utlämnande måste prövas noga. En sådan prövning ska ske vid varje tillfälle någon efterfrågar handlingen. Förutsättningen för eventuell sekretess kan ju ha förändrats över tid. Prövningen ska alltid ske mot Offentlighets- och sekretesslagen. En handling kan innehålla både uppgifter som är sekretessbelagda och sådana som inte är det. När man lämnar ut en sådan handling ska de sekretessbelagda uppgifterna tas bort innan handlingen lämnas ut eller görs tillgänglig

Ett beslut om att vägra lämna ut en handling ska lämnas skriftligt till den som frågar, tillsammans med en förklaring om hur beslutet kan överklagas.
När någon frågar efter en handling eller uppgift ska myndigheten behandla förfrågan utan skäligt dröjsmål – men ett rimligt rådrum för bedömning måste givetvis medges. Eftersom det är bråttom är det viktigt att det finns bestämda rutiner och tydligt ansvar.

Den som efterfrågar en handling har rätt att vara anonym. Man får inte heller fråga i vilket syfte handlingen önskas.

Har revisorerna rätt att ta del av handlingar hos styrelse eller nämnder?

Ja. Det finns en grundregel i Kommunallagen 9 kap 12 § som reglerar rätten till upplysningar för den kommunala revisionen:
Nämnderna och de enskilda ledamöterna och ersättarna i dessa samt de anställda är skyldiga att lämna revisorerna de upplysningar som behövs för revisionsarbetet.
De skall också ge revisorerna tillfälle att när som helst inventera de tillgångar som nämnderna har hand om och ta del av räkenskaper och andra handlingar som berör nämndernas verksamhet

Det är revisorerna själva som bedömer vilket material de behöver ta del av för att kunna genomföra sin granskning. När revisorerna ger uppdrag till de sakkunniga att genomföra granskning agerar dessa i revisorernas namn och omfattas av samma rättighet.

Har revisorerna rätt att ta del av sekretessbelagda handlingar hos styrelse och nämnder?

Ja. Offentlighets- och sekretesslagen 10 kap 17 § p 3 lägger fast att även sekretessbelagda uppgifter kan lämnas till revisionen:
Sekretess hindrar inte att en uppgift lämnas till en myndighet, om uppgiften behövs där för tillsyn över eller revision hos den myndighet där uppgiften förekommer.

Denna regel är bra att hänvisa till om det finns tveksamhet inom en myndighet/förvaltning att lämna ut uppgifter och handlingar till revisorerna eller deras sakkunniga. När revisorerna ger uppdrag till de sakkunniga agerar dessa i revisorernas namn och omfattas av samma rättighet. Observera att när revisorerna tar del av sekretessbelagt material från andra nämnder och styrelser överförs sekretessen till revisorerna. Detta regleras i Offentlighets- och sekretesslagen 11 kap 1§.

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

Vad gäller för lekmannarevisorerna och deras handlingar?

Ett kommunalt bolag - där kommunen/landstinget har ett dominerande inflytande genom majoritetsägande eller rätten att utse minst hälften av ledamöterna - omfattas av samma regler för offentlighetsfrågor som andra offentliga myndigheter.

Det är bolaget som juridisk person som jämställs med myndighet i 2 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen och ytterst är det styrelsens ansvar att ta ställning till frågor om utlämnande av handlingar. På grund av skyndsamhetskravet måste man ändå i praktiken delegera detta till annan, exempelvis VD, som i sin tur kan ges rätt att delegera befogenheten till någon annan. Lekmannarevisorerna kan alltså inte själva besluta om att lämna ut handlingar.

Offentlighetsprincipen och sekretess

När lekmannarevisorerna och revisorerna i ett aktiebolag fullgör sina respektive uppdrag har de rätt att få tillgång till företagets räkenskaper och handlingar, styrelseprotokoll m.m. samt att få alla de upplysningar om förvaltningen som de begär. Denna rätt till insyn gäller även sådana förhållanden som företaget kan ha skäl att hemlighålla. För lekmannarevisorer och revisorer i aktiebolag finns uttryckliga bestämmelser om tystnadsplikt i aktiebolagslagen. Om en lekmannarevisor eller revisor i ett företag till exempel bryter mot sin tystnadsplikt och därigenom orsakar företaget skada kan hon/han bli ersättningsskyldig.

I ett kommunalt bolag där offentlighetsprincipen gäller, det vill säga där kommunen eller landstinget har ett dominerande inflytande, har lekmannarevisorer och revisorer en skyldighet att lämna ut de upplysningar om företagets angelägenheter som kommunens eller landstingets förtroendevalda revisorer begär. I sådana bolag finns det med hänsyn till ägareandelen till exempel anledning att kunna granska hur styrelsen i kommunen eller landstinget har utövat sin uppsiktsplikt enligt 6 kap. 1§ kommunallagen.

Kommunallag (1991:900)

För sådana uppgifter i de kommunala företagen för vilka gäller sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser gäller sekretessen även hos de mottagande förtroendevalda revisorerna i kommuner och landsting

Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag

Om Lekmannarevisorernas uppdrag - Lekmannarevision i praktiken

Dokumenthantering

Vilket ansvar har revisorerna för sina allmänna handlingar?

Alla offentliga myndigheter ansvarar för sina allmänna handlingar och sitt arkiv.

I ansvaret ligger att:

  • registrera de allmänna handlingarna,
  • välja lämpliga material och metoder för deras upprättande,
  • beskriva och förteckna arkivet,
  • besluta om och verkställa gallring,
  • vårda arkivet och hålla handlingarna tillgängliga för allmänheten

Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska en myndighet upprätta en beskrivning av sina allmänna handlingar (arkivbeskrivning). En del av beskrivningen kan bestå av en dokumenthanteringsplan. Det lokala arkivreglementet kan reglera att myndigheterna ska upprätta dokumenthanteringsplan och föreskriva att myndigheten ska utse arkivansvarig respektive arkivredogörare.

Arkivreglementet anger att när handlingarna lämnas vidare till ett gemensamt arkiv i kommunen eller landstinget eller regionen övertar detta ansvaret för handlingarna och för framtida beslut om att utlämna handlingar. Överlämnande till ett sådant arkiv sker oftast årsvis eller per mandatperiod.

Exempel på allmänna handlingar som finns hos revisorerna

Revisorernas handlingar avser huvudsakligen deras granskning eller deras förvaltning.

Handlingar som avser revisorernas granskning

Granskningen är en löpande process som leder fram till revisionsberättelsen. Under processen uppstår, inkommer och expedieras en mängd handlingar.

Exempel

  • Arbetsordning mellan revisorerna
  • Riskanalys
  • Revisionsstrategi
  • Revisionsplan
  • Projektplaner
  • Kallelser och minnesanteckningar från sammankomster med anledning av granskningen.
  • Underlag till granskningar (intervjuer, anteckningar, inventeringar, datakörningar, till revisorerna överlämnat material, korrespondens med mera).
  • Revisionsrapporter
  • Revisorernas skrivelser med anledning av revisionsrapporter
  • Bedömning av resultat i delårsrapporter
  • RevisionsberättelserRevisionsredogörelser
  • Rapport om ej verkställda gynnande beslut enligt SOL och LS (inkommande)
  • Rapport enligt lag om insyn i vissa finansiella förbindelser

Handlingar som avser revisorernas förvaltning

Revisorerna har också ärenden och handlingar som avser deras förvaltning. Beslut i förvaltningsärenden fattar revisorerna som om de vore en nämnd, det vill säga de tas upp i protokoll som justeras och anslås.

Exempel

  • Budget och budgetframställning
  • Intern kontrollplan
  • Attestordning
  • Delegationsordning
  • Beslut om deltagande i utbildningar (med mera)
  • Eventuellt remissvar och yttranden
  • Diarier och register samt diarieförda handlingar
  • Arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan med gallringsbeslut
  • Eventuellt anställnings- och personalärenden
  • Upphandlingsärenden/avtal sakkunniga/konsulter
  • Andra avtal eller kontrakt till exempel hyror och maskiner
  • Informationsmaterial

Exempel på andra handlingar som kan förekomma inom revisionen

  • Uppgifter om revisorerna
  • Revisionsreglemente
  • Dokumentet ”God revisionssed i kommunal verksamhet”

Behöver revisorerna registrera sina handlingar?

Ja. Revisorerna ska ha en registrering i någon form.
Allmänna handlingar behöver enkelt kunna hittas. Offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen säger att myndigheten ska hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan överblicka beståndet och kunna finna en viss handling.
För sekretessbelagda handlingar är kravet på registrering strikt, för handlingar som inte är hemliga är det tillräckligt att hålla dessa ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats, till exempel i en kronologisk förteckning

Arkivlag (1990:782)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

Hur ska handlingarna registreras?

Behovet av och metoder för registrering påverkas av mängden handlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten och på den eventuella förekomsten av hemliga uppgifter.

Hos revisorerna förekommer ibland hemliga uppgifter. Mängden inkommande handlingar är generellt inte så stor, däremot upprättas en större eller mindre mängd egna handlingar. Det finns därför ett behov av ett praktiskt och sökbart system. Idag sker registrering i de allra flesta fall i ett elektroniskt ärendehanteringssystem.

Alla handlingar behöver inte registreras. Handlingar av liten betydelse som reklam och cirkulär behöver inte registreras.

Var ska registrering och arkivering ske?

Justitieombudsmannen (JO) har uttalat att eftersom kommunrevisionen är en del av den kommunala förvaltningen bör registrering och arkivering ske i nära samband med den övriga förvaltningen, både organisatoriskt som geografiskt, med hänsyn främst till medborgarnas tillgänglighet. Det är viktigt att dessa förvaltningsuppgifter sker i myndighetens namn så att inte den enskilda medborgaren kan få intrycket att de hanteras utanför myndigheten och att de grundläggande bestämmelserna om offentlighet m.m. därmed inte skulle tillämpas.

Justitieombudsmannens beslut 2008-06-11

Anmälan mot Kommunrevisionen i Luleå kommun angående registrering av allmänna handlingar (PDF, nytt fönster)

Att en extern aktör som ett revisionsföretag sköter dessa uppgifter får mot bakgrund av JO:s uttalande ses som tveksamt. Detta talar för att revisorerna arrangerar en lösning där arbetet med att ta emot post, registrera och förvara handlingar, arkivera med mera sker inom kommun eller landstingsförvaltningen. Det kan ske antingen med egen anställd personal eller inom den gemensamma administrationen till exempel på kommunkansliet (motsvarande) av kommunens registrator.

Vad gäller för handlingar som ett revisionsföretag hanterar?

Registrering och arkivering av revisorernas handlingar

Revisorerna kan genom upphandling ha avtalat med ett revisionsföretag att detta ska hantera revisionens handlingar t.ex. under pågående revisionsår. Handlingarna är då inte formellt överlämnade till företaget utan betraktas fortfarande som förvarade hos myndigheten revisorerna.

Justitieombudsmannen (JO) har uttalat att eftersom kommunrevisionen är en del av den kommunala förvaltningen bör registrering och arkivering ske i nära samband med den övriga förvaltningen, såväl organisatoriskt som geografiskt, med hänsyn främst till medborgarnas tillgänglighet. Enligt JO är viktigt att dessa förvaltningsuppgifter sker i myndighetens namn så att inte den enskilda medborgaren kan få intrycket att de hanteras utanför myndigheten och att de grundläggande bestämmelserna om offentlighet m.m. därmed inte skulle tillämpas. (JO:s beslut 2008-06-11).

Anmälan mot Kommunrevisionen i Luleå kommun angående registrering av allmänna handlingar (PDF, nytt fönster)

Att en extern aktör som ett revisionsföretag sköter dessa uppgifter får mot bakgrund av JO:s uttalande ses som tveksamt. Detta talar för att revisorerna bör arrangera en lösning där arbetet med att ta emot post, registrera och förvara handlingar, arkivera med mera. sker inom kommun- eller landstingsförvaltningen. Det kan ske antingen med egen anställd personal eller inom den gemensamma administrationen t ex på kommunkansliet (motsvarande) av kommunens registrator.

Prövning och beslut om utlämnande av revisorernas handlingar

evisorerna kan inte genom avtal uppdra till ett externt revisionsföretag att pröva och besluta om att lämna ut handlingar eftersom detta är myndighetsutövning. Uppgiften behöver skötas antingen av revisorerna själva eller av egen anställd personal eller av någon annan inom den kommunala förvaltningen på uppdrag av revisorerna till exempel registrator.

Vem äger granskningsunderlag med mera?

Att externt revisionsföretag producerar handlingar inom uppdraget till exempel granskningsunderlag och olika typer av dokumentation.

Äganderätten till dessa handlingar bör regleras i avtal mellan  revisorerna och företaget, i samband med upphandling.

Hur ska revisorerna redovisa och beskriva sina handlingar?

Beskrivning av sina allmänna handlingar - så kallad arkivbeskrivning

Enligt lag ska en myndighet (till exempel revisorerna) upprätta en beskrivning av sina allmänna handlingar (arkivbeskrivning). Beskrivningen ska ge upplysning om myndighetens organisation, sökhjälpmedel till myndighetens handlingar, kontaktperson med kunskap om myndighetens allmänna handlingar med mera. (Offentlighets- och sekretesslagen kap. 4 §2 samt arkivlagen §6.) En del av beskrivningen kan bestå av en dokumenthanteringsplan.

Arkivlag (1990:782)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

Dokumenthanteringsplan

En sådan plan beskriver vilka olika allmänna handlingar, handlings-/dokumenttyper, som finns i verksamheten, var dessa finns och hur de ska hanteras vad gäller gallring eller bevarande och överlämnande till den kommunala arkivmyndigheten. Samtliga handlingar, både digitala och de i papper, samt databaser ska redovisas.

En dokumenthanteringsplan tillsammans med registrering och diarieföring skapar överblick och insyn och ger en kvalitetssäkring av hanteringen av revisionens handlingar. Det lokala arkivreglementet kan reglera att myndigheterna ska upprätta dokumenthanteringsplan och utse arkivansvarig respektive arkivredogörare.

Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor: Råd och stöd

Vilka handlingar ska revisorerna gallra och bevara?

Gallring innebär förstöring av handlingar eller uppgifter. Handlingar som kan gallras har ofta kortvarig eller tillfällig betydelse för verksamheten, av mera rutin-artad karaktär. De handlingar som ska bevaras ska främst belysa revisorernas specifika verksamhet och resultat, organisation och arbetssätt.

Det är revisorerna som myndighet som beslutar om handlingar ska gallras eller bevaras. Gallring får inte ske utan att beslut har fattats. Gallringsbeslut är ett förvaltningsbeslut som revisorerna fattar gemensamt. Beslutet tas upp i protokoll. Fattade beslut om gallring bör framgå i dokumenthanteringsplanen

Till stöd för denna process finns skriftserien "Bevara eller gallra" utfärdade av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Det är lämpligt att gallring sker kontinuerligt, årligen eller per mandatperiod, beroende på gallringsfristerna och vad som är mest praktiskt.

Bevara eller gallra nr 1: Lednings och stödprocesser

Hjälpte informationen på sidan dig?


User information

Tack för att du hjälper oss!

Meny

Sidfot