Publicerad: 28 juni 2017

Fråga och svar

Behöver revisorerna registrera sina handlingar?

Ja. Revisorerna ska ha en registrering i någon form.
Allmänna handlingar behöver enkelt kunna hittas. Offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen säger att myndigheten ska hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan överblicka beståndet och kunna finna en viss handling.
För sekretessbelagda handlingar är kravet på registrering strikt, för handlingar som inte är hemliga är det tillräckligt att hålla dessa ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats, till exempel i en kronologisk förteckning

Arkivlag (1990:782)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

Hur ska handlingarna registreras?

Behovet av och metoder för registrering påverkas av mängden handlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten och på den eventuella förekomsten av hemliga uppgifter.

Hos revisorerna förekommer ibland hemliga uppgifter. Mängden inkommande handlingar är generellt inte så stor, däremot upprättas en större eller mindre mängd egna handlingar. Det finns därför ett behov av ett praktiskt och sökbart system. Idag sker registrering i de allra flesta fall i ett elektroniskt ärendehanteringssystem.

Alla handlingar behöver inte registreras. Handlingar av liten betydelse som reklam och cirkulär behöver inte registreras.

Var ska registrering och arkivering ske?

Justitieombudsmannen (JO) har uttalat att eftersom kommunrevisionen är en del av den kommunala förvaltningen bör registrering och arkivering ske i nära samband med den övriga förvaltningen, både organisatoriskt som geografiskt, med hänsyn främst till medborgarnas tillgänglighet. Det är viktigt att dessa förvaltningsuppgifter sker i myndighetens namn så att inte den enskilda medborgaren kan få intrycket att de hanteras utanför myndigheten och att de grundläggande bestämmelserna om offentlighet m.m. därmed inte skulle tillämpas.

Justitieombudsmannens beslut 2008-06-11

Anmälan mot Kommunrevisionen i Luleå kommun angående registrering av allmänna handlingar (PDF, nytt fönster)

Att en extern aktör som ett revisionsföretag sköter dessa uppgifter får mot bakgrund av JO:s uttalande ses som tveksamt. Detta talar för att revisorerna arrangerar en lösning där arbetet med att ta emot post, registrera och förvara handlingar, arkivera med mera sker inom kommun eller landstingsförvaltningen. Det kan ske antingen med egen anställd personal eller inom den gemensamma administrationen till exempel på kommunkansliet (motsvarande) av kommunens registrator.

Hjälpte informationen på sidan dig?


User information

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot