Publicerad: 4 oktober 2018

Offentlighet, sekretess och dokumenthantering

Ibland uppstår frågor kring revisorernas handlingar och hanteringen av dessa. Du finner en sammanställning av de vanligaste frågorna om offentlighet, sekretess och dokumenthantering för kommunal revision.

Offentlig insyn

Revisorerna är en myndighet som bedriver sin verksamhet under allmänhetens insyn. Revisorerna ansvarar för sina handlingar och sitt arkiv. I ansvaret ligger att registrera allmänna handlingar, välja lämpliga metoder och material för handlingars upprättande, beskriva och förteckna sitt arkiv, vårda arkivet och hålla handlingar tillgängliga för allmänheten. Revisorerna har också rätt att ta del av handlingar för sin granskning.

Offentlighetsprincipen och sekretess

Revisionens rätt att ta del av handlingar och uppgifter

Det finns en grundregel i 12 kap 9 § kommunallagen (KL) som reglerar rätten till upplysningar för den kommunala revisionen:

Nämnderna, fullmäktigeberedningarna och de enskilda ledamöterna och ersättarna i dessa samt de anställda är skyldiga att lämna revisorerna de upplysningar som behövs för revisionsarbetet.
De skall också ge revisorerna tillfälle att när som helst inventera de tillgångar som nämnderna eller fullmäktigeberedningarna har hand om och ta del av räkenskaper och andra handlingar som berör deras verksamhet.

Det är revisorerna själva som bedömer vilket material de behöver ta del av för att kunna genomföra sin granskning.

Enligt 10 kap 17 § p 3 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) kan även sekretessbelagda uppgifter lämnas till revisionen:

Sekretess hindrar inte att en uppgift lämnas till en myndighet, om uppgiften behövs där för tillsyn över eller revision hos den myndighet där uppgiften förekommer.

Denna regel är bra att hänvisa till om det finns tveksamhet inom en myndighet och förvaltning att lämna ut uppgifter och handlingar till revisorerna.

När revisorerna tar del av sekretessbelagt material från andra nämnder och styrelser överförs sekretessen till revisorerna. Detta regleras i 11 kap 1§ OSL.

Att revisorerna har rätt att ta del av handlingar och uppgifter innebär inte att revisorerna har en generell närvarorätt på styrelsers och nämnders sammanträden, såvida inte dessa är offentliga.

Sakkunnigas rätt att ta del av handlingar

De sakkunniga som genomför granskning på revisorernas uppdrag, agerar i revisorernas namn och omfattas av samma rättighet att ta del av material och uppgifter, även sekretessbelagd information.

Att lämna ut revisionens handlingar

Huvudregel är att allmänna handlingar är offentliga. Det innebär att myndigheten (i detta fall revisorerna), vid förfrågan, ska lämna ut efterfrågad handling skyndsamt. En handling innebär vanligen ett färdigställt material, till exempel en revisionsrapport. Den som efterfrågar en handling har rätt att vara anonym. Man får inte heller fråga i vilket syfte handlingen önskas.

Revisorerna kan i vissa fall vägra att lämna ut handlingar och/eller uppgifter. Det kan göras om handlingen eller uppgiften inte är allmän (till exempel fortfarande är ett arbetsmaterial) eller om den omfattas av en sekretessbestämmelse i OSL. Så kan det till exempel vara för handling eller uppgift där revisorerna har övertagit sekretess från den nämnd man fått uppgifterna ifrån.

Allmän handling

För att en handling ska anses som allmän krävs två förutsättningar. Dels ska handlingen vara förvarad hos myndigheten, dels ska den antingen ha kommit in till myndigheten eller vara upprättad hos myndigheten.

En handling är förvarad hos myndigheten om den finns tillgänglig där – fysiskt eller med ett tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv har.

En handling har kommit in till myndigheten när den har anlänt dit eller när behörig person har tagit emot den (registrator, revisor, sakkunnig). En typisk sådan handling är ett brev från en medborgare. En handling har upprättats när den fått sin slutliga utformning. Har en handling skickas iväg anses den upprättad. Hör en handling till ett ärende är den upprättad när ärendet är slutbehandlat. Hör handlingen inte till ett ärende anses den upprättad när den justerats eller på annat sätt färdigställts. Vissa handlingar anses upprättade direkt när de har färdigställts för användning, till exempel ett diarium.

När granskningen pågår uppstår handlingar hos revisorerna som i regel inte är allmänna handlingar, om de inte expedieras eller till sist tas om hand för arkivering. Dit hör minnesanteckningar, utkast, kladdar och korrektur som ska omarbetas, råtabeller, intervju-anteckningar med mera. Om handlingarna tas om hand för arkivering blir de allmänna.

Det är viktigt att revisionen rensar bland sin handlingar och beslutar vilka dokument som ska bevaras vid revisionsårets slut, då dessa blir allmänna. (Se vidare under Revisionens handlingar)

Sekretess

När en handling efterfrågas ska sekretessprövning ske. I normalfallet är allmänna handlingar offentliga, vilket innebär att den som handhar handlingen direkt kan lämna ut den. I undantagsfall kan dock revisionens handlingar innehålla uppgifter som kan omfattas av sekretess, till exempel känslig revisionsplanering, uppgifter om enskilds personliga förhållanden, misstanke om brott.

En handling kan vara försedd med en sekretessmarkering som ger en varning om att den kan innehålla sekretessbelagda uppgifter och att en noggrann sekretessprövning måste göras innan handlingen lämnas ut. En sådan prövning ska ske vid varje tillfälle någon efterfrågar handlingen. Förutsättningen för eventuell sekretess kan förändras över tid. Prövningen ska alltid ske mot OSL. En handling kan innehålla både uppgifter som är sekretessbelagda och sådana som inte är det. När man lämnar ut en sådan handling ska de sekretessbelagda uppgifterna tas bort (maskeras) innan handlingen lämnas ut eller görs tillgänglig.

Beslut om att lämna ut handling och-/eller uppgift

När någon frågar efter en handling eller uppgift ska myndigheten behandla förfrågan utan skäligt dröjsmål, men med ett rimligt rådrum för bedömning och hantering. Eftersom det är bråttom är det viktigt att det finns bestämda rutiner och tydligt ansvar.

Beslut om att lämna ut en allmän handling är myndighetsutövning. Det är revisorerna som beslutar, men i praktiken utförs denna uppgift ofta av någon på deras uppdrag, t ex en registrator, en egen anställd (till exempel på ett revisionskontor) eller en arkivarie. I tveksamma fall ska frågan om utlämnade hänskjutas till revisorerna för beslut. Denna beslutanderätt kan även delegeras t ex till revisionens ordförande.

Revisorerna kan inte genom avtal uppdra till ett externt revisionsföretag att pröva och besluta om att lämna ut handlingar. Uppgiften behöver skötas inom den kommunala förvaltningen.

Ett beslut om att vägra lämna ut en handling ska lämnas skriftligt till den som frågar, tillsammans med en förklaring om hur beslutet kan överklagas.

Revisionens handlingar - dokumenthantering

Reglerna för hantering av allmänna handlingar finns i 2 kap tryckfrihetsförordningens (TF) samt 4-6 kap. offentlighets- och sekretesslagens (OSL).

Revisionen är en myndighet i kommunenas, landstingens och regionernas politiska organisationer. Det innebär att de regelverk för hantering av handlingar som gäller för nämnder och styrelser även gäller för revisionen.

Ofta har fullmäktige antagit lokala föreskrifter och riktlinjer för arkivvården som anger hur arkivvården och dokumenthanteringen ska bedrivas.

Vem bestämmer om arkiv i kommunen, webbutiken

Registrering

Revisorerna ska hålla sina handlingar ordnade så att den som söker information kan överblicka beståndet och kunna hitta en viss handling. Vanligen registreras revisorernas handlingar i ett ärenderegistreringssystem/diarium. Kravet på registrering är strikt för sekretessbelagda handlingar hos revisorerna. För andra handlingar är det tillräckligt om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit eller upprättats, till exempel med en kronologisk ordning.

De bestämmelser som avser registrering av allmänna handlingar finns i 5 kap OSL.

Beskrivning

Revisorerna ska upprätta en beskrivning av sina allmänna handlingar, enligt 4 kap 2 § OSL.
Även 6 § arkivlagen stadgar att varje myndighet ska upprätta en arkivbeskrivning och en arkivförteckning. Arkivbeskrivningen ska ge information om myndigheten och vilka slags handlingar som finns i myndighetens arkiv och arkivförteckningen ska ge vägledning för hur handlingarna kan återfinnas på ett systematiskt sätt.

Ofta används dokumenthanteringsplaner som praktiskt instrument i detta arbete. En dokumenthanteringsplan är en förteckning av myndighetens olika handlingsslag med information om vad det är för slags handlingar, vem som har ansvar för handlingen, var handlingarna finns samt beslut om gallring av handlingarna.

Gallring

Regler för gallring av allmänna handlingar finns i 10 § arkivlagen. Revisorerna fattar lämpligen beslut om gallring av de allmänna handlingarna i samband med att de antar sin dokumenthan-teringsplan. Gallring innebär att en handling eller uppgift förstörs. Beslut om gallring är ett förvaltningsbeslut som ska tas upp i protokoll.

Bevara eller gallra handlingar, Webbutiken

Hantering i praktiken

För att förenkla och tydliggöra revisorernas hantering av handlingar kan revisorerna upprätta ett dokument som samlat möter lagreglerna i OSL och arkivlagen liksom revisionens eget behov av kontroll över de handlingar som förekommer inom revisionen.

Dokumentet beskriver myndigheten revisorerna och deras verksamhet, hur revisorerna registrerar och förvarar sin handlingar, att det finns en dokumenthanteringsplan och vem som lämnar ut respektive lämnar upplysningar om revisionens handlingar.

Exempel på samlat dokument för revisorerna (Word, nytt fönster)

Exempel dokumenthanteringsplan för revisorerna Excel, nytt fönster)

Exemplet på dokumenthanteringsplan kan behöva kompletteras och ändras utifrån lokala förhållanden. Exemplet måste också kompletteras med gallringstider.

Revisorerna är som myndighet också personuppgiftsansvariga. Det innebär att de ska ha en registerförteckning över vilka personuppgifter de behandlar och ändamålet med detta.

Revisionens handlingar hos sakkunniga och revisionsföretag

Revisorerna kan genom upphandling ha avtalat med ett revisionsföretag att detta löpande ska hantera revisionens handlingar. Handlingarna är då inte formellt överlämnade till företaget utan betraktas fortfarande som förvarade hos myndigheten revisorerna. Om de sakkunniga behandlar personuppgifter för revisorernas räkning skall ett personuppgiftsbiträdesavtal slutas med de sakkunniga.

Justitieombudsmannen (JO) har uttalat att eftersom kommunrevisionen är en del av den kommunala förvaltningen bör registrering och arkivering ske i nära samband med den övriga förvaltningen, såväl organisatoriskt som geografiskt, med hänsyn främst till medborgarnas tillgänglighet. Enligt JO är det viktigt att dessa förvaltningsuppgifter sker i myndighetens namn så att inte den enskilda medborgaren kan få intrycket att de hanteras utanför myndigheten och att de grundläggande bestämmelserna om offentlighet med mera därmed inte skulle tillämpas. (JO:s beslut 2008-06-11 dnr 3948/2006).

Anmälan mot Kommunrevisionen i Luleå kommun angående registrering av allmänna handlingar (PDF, nytt fönster)

Revisorerna kan inte genom avtal uppdra till ett externt revisionsföretag att pröva och besluta om att lämna ut handlingar. Uppgiften behöver skötas antingen av revisorerna själva eller av en egen anställd person eller av någon annan inom den kommunala förvaltningen på uppdrag av revisorerna, till exempel registrator.

Detta gäller för revisionen i kommunala företag

Ett kommunalt företag - där kommunen, landstinget eller regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande genom majoritetsägande eller rätten att utse minst hälften av ledamöterna - omfattas av samma regler för offentlighetsfrågor som andra offentliga myndigheter enligt 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

Rätt ta del av handlingar och uppgifter

Lekmannarevisorerna och revisorerna i ett företag har rätt att få tillgång till företagets protokoll, handlingar, räkenskaper med mera samt de upplysningar som de behöver i sin granskning. Det gäller även sådana förhållanden eller uppgifter som företaget kan ha skäl att hemlighålla.

Lämna ut handlingar

Det är företaget som juridisk person som jämställs med myndighet i OSL. Ytterst är det styrelsens ansvar att till exempel ta ställning till frågor om utlämnande av handlingar, men på grund av skyndsamhetskravet delegeras detta i praktiken till VD, som i sin tur kan ges rätt att delegera befogenheten till någon annan. Lekmannarevisorerna kan alltså inte själva besluta om att lämna ut handlingar.

Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag

Tystnadsplikt

För lekmannarevisorer och revisorer i företag finns uttryckliga bestämmelser om tystnadsplikt. Om en lekmannarevisor eller revisor bryter mot sin tystnadsplikt och därigenom orsakar företaget skada kan hon/han bli ersättningsskyldig.

Lämna upplysningar

I ett kommunalt företag där offentlighetsprincipen gäller, det vill säga där kommunen eller landstinget eller regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande, har lekmannarevisorer och revisorer en skyldighet att lämna ut de upplysningar om företagets angelägenheter som kommunens, landstingets eller regionens förtroendevalda revisorer begär. Det kan till exempel finnas anledning att granska hur styrelsen i kommunen, landstinget eller regionen har utövat sin uppsiktsplikt enligt 6 kap. 1§ kommunallagen.

För sådana uppgifter i de kommunala företagen för vilka sekretess gäller enligt OSL gäller sekretessen även hos de mottagande förtroendevalda revisorerna i kommuner och landsting eller regioner.

Hjälpte informationen på sidan dig?



Tack för att du hjälper oss!

Sidfot