Publicerad: 30 maj 2018

Fråga och svar

Att lämna ut revisionens handlingar

Huvudregel är att allmänna handlingar är offentliga. Det innebär att myndigheten (i detta fall revisorerna), vid förfrågan, ska lämna ut efterfrågad handling skyndsamt. En handling innebär vanligen ett färdigställt material, till exempel en revisionsrapport. Den som efterfrågar en handling har rätt att vara anonym. Man får inte heller fråga i vilket syfte handlingen önskas.

Revisorerna kan i vissa fall vägra att lämna ut handlingar och/eller uppgifter. Det kan göras om handlingen eller uppgiften inte är allmän (till exempel fortfarande är ett arbetsmaterial) eller om den omfattas av en sekretessbestämmelse i OSL. Så kan det till exempel vara för handling eller uppgift där revisorerna har övertagit sekretess från den nämnd man fått uppgifterna ifrån.

Allmän handling

För att en handling ska anses som allmän krävs två förutsättningar. Dels ska handlingen vara förvarad hos myndigheten, dels ska den antingen ha kommit in till myndigheten eller vara upprättad hos myndigheten.

En handling är förvarad hos myndigheten om den finns tillgänglig där – fysiskt eller med ett tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv har.

En handling har kommit in till myndigheten när den har anlänt dit eller när behörig person har tagit emot den (registrator, revisor, sakkunnig). En typisk sådan handling är ett brev från en medborgare. En handling har upprättats när den fått sin slutliga utformning. Har en handling skickas iväg anses den upprättad. Hör en handling till ett ärende är den upprättad när ärendet är slutbehandlat. Hör handlingen inte till ett ärende anses den upprättad när den justerats eller på annat sätt färdigställts. Vissa handlingar anses upprättade direkt när de har färdigställts för användning, till exempel ett diarium.

När granskningen pågår uppstår handlingar hos revisorerna som i regel inte är allmänna handlingar, om de inte expedieras eller till sist tas om hand för arkivering. Dit hör minnesanteckningar, utkast, kladdar och korrektur som ska omarbetas, råtabeller, intervju-anteckningar med mera. Om handlingarna tas om hand för arkivering blir de allmänna.

Det är viktigt att revisionen rensar bland sin handlingar och beslutar vilka dokument som ska bevaras vid revisionsårets slut, då dessa blir allmänna. (Se vidare under Revisionens handlingar)

Sekretess

När en handling efterfrågas ska sekretessprövning ske. I normalfallet är allmänna handlingar offentliga, vilket innebär att den som handhar handlingen direkt kan lämna ut den. I undantagsfall kan dock revisionens handlingar innehålla uppgifter som kan omfattas av sekretess, till exempel känslig revisionsplanering, uppgifter om enskilds personliga förhållanden, misstanke om brott.

En handling kan vara försedd med en sekretessmarkering som ger en varning om att den kan innehålla sekretessbelagda uppgifter och att en noggrann sekretessprövning måste göras innan handlingen lämnas ut. En sådan prövning ska ske vid varje tillfälle någon efterfrågar handlingen. Förutsättningen för eventuell sekretess kan förändras över tid. Prövningen ska alltid ske mot OSL. En handling kan innehålla både uppgifter som är sekretessbelagda och sådana som inte är det. När man lämnar ut en sådan handling ska de sekretessbelagda uppgifterna tas bort (maskeras) innan handlingen lämnas ut eller görs tillgänglig.

Beslut om att lämna ut handling och-/eller uppgift

När någon frågar efter en handling eller uppgift ska myndigheten behandla förfrågan utan skäligt dröjsmål, men med ett rimligt rådrum för bedömning och hantering. Eftersom det är bråttom är det viktigt att det finns bestämda rutiner och tydligt ansvar.

Beslut om att lämna ut en allmän handling är myndighetsutövning. Det är revisorerna som beslutar, men i praktiken utförs denna uppgift ofta av någon på deras uppdrag, t ex en registrator, en egen anställd (till exempel på ett revisionskontor) eller en arkivarie. I tveksamma fall ska frågan om utlämnade hänskjutas till revisorerna för beslut. Denna beslutanderätt kan även delegeras t ex till revisionens ordförande.

Revisorerna kan inte genom avtal uppdra till ett externt revisionsföretag att pröva och besluta om att lämna ut handlingar. Uppgiften behöver skötas inom den kommunala förvaltningen.

Ett beslut om att vägra lämna ut en handling ska lämnas skriftligt till den som frågar, tillsammans med en förklaring om hur beslutet kan överklagas.

Hjälpte informationen på sidan dig?



Tack för att du hjälper oss!

Sidfot