Publicerad: 30 maj 2018

Fråga och svar

Revisionens handlingar - dokumenthantering

Reglerna för hantering av allmänna handlingar finns i 2 kap tryckfrihetsförordningens (TF) samt 4-6 kap. offentlighets- och sekretesslagens (OSL).

Revisionen är en myndighet i kommunenas, landstingens och regionernas politiska organisationer. Det innebär att de regelverk för hantering av handlingar som gäller för nämnder och styrelser även gäller för revisionen.

Ofta har fullmäktige antagit lokala föreskrifter och riktlinjer för arkivvården som anger hur arkivvården och dokumenthanteringen ska bedrivas.

Vem bestämmer om arkiv i kommunen, webbutiken

Registrering

Revisorerna ska hålla sina handlingar ordnade så att den som söker information kan överblicka beståndet och kunna hitta en viss handling. Vanligen registreras revisorernas handlingar i ett ärenderegistreringssystem/diarium. Kravet på registrering är strikt för sekretessbelagda handlingar hos revisorerna. För andra handlingar är det tillräckligt om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit eller upprättats, till exempel med en kronologisk ordning.

De bestämmelser som avser registrering av allmänna handlingar finns i 5 kap OSL.

Beskrivning

Revisorerna ska upprätta en beskrivning av sina allmänna handlingar, enligt 4 kap 2 § OSL.
Även 6 § arkivlagen stadgar att varje myndighet ska upprätta en arkivbeskrivning och en arkivförteckning. Arkivbeskrivningen ska ge information om myndigheten och vilka slags handlingar som finns i myndighetens arkiv och arkivförteckningen ska ge vägledning för hur handlingarna kan återfinnas på ett systematiskt sätt.

Ofta används dokumenthanteringsplaner som praktiskt instrument i detta arbete. En dokumenthanteringsplan är en förteckning av myndighetens olika handlingsslag med information om vad det är för slags handlingar, vem som har ansvar för handlingen, var handlingarna finns samt beslut om gallring av handlingarna.

Gallring

Regler för gallring av allmänna handlingar finns i 10 § arkivlagen. Revisorerna fattar lämpligen beslut om gallring av de allmänna handlingarna i samband med att de antar sin dokumenthan-teringsplan. Gallring innebär att en handling eller uppgift förstörs. Beslut om gallring är ett förvaltningsbeslut som ska tas upp i protokoll.

Bevara eller gallra handlingar, Webbutiken

Hantering i praktiken

För att förenkla och tydliggöra revisorernas hantering av handlingar kan revisorerna upprätta ett dokument som samlat möter lagreglerna i OSL och arkivlagen liksom revisionens eget behov av kontroll över de handlingar som förekommer inom revisionen.

Dokumentet beskriver myndigheten revisorerna och deras verksamhet, hur revisorerna registrerar och förvarar sin handlingar, att det finns en dokumenthanteringsplan och vem som lämnar ut respektive lämnar upplysningar om revisionens handlingar.

Exempel på samlat dokument för revisorerna (Word, nytt fönster)

Exempel dokumenthanteringsplan för revisorerna Excel, nytt fönster)

Exemplet på dokumenthanteringsplan kan behöva kompletteras och ändras utifrån lokala förhållanden. Exemplet måste också kompletteras med gallringstider.

Revisorerna är som myndighet också personuppgiftsansvariga. Det innebär att de ska ha en registerförteckning över vilka personuppgifter de behandlar och ändamålet med detta.

Hjälpte informationen på sidan dig?



Tack för att du hjälper oss!

Sidfot