Publicerad: 23 maj 2019

Analysarbete i armkrok med verksamheten, Uppsala

Att arbeta systematiskt med omvärldsanalys handlar inte bara om att visa hur förändringar i omvärlden kan påverka kommunens verksamhet. Det handlar också om att hitta nya sätt att tänka och ta tillvara resurser som finns.

Det menar Maria Didi, omvärldsstrateg i Uppsala kommun. I februari 2019 tog hon fram kommunens andra gemensamma analys.

Uppsala kommun står inför en snabb expansion. Fram till år 2050 kan antalet invånare i kommunen öka från dagens 225 000 till upp emot
340 000.

– Den kommungemensamma omvärldsanalysen skapar en samlad bild av hur trender och andra omvärldsfaktorer kan påverka utvecklingen, säger Maria Didi.

Under år 2018 fick hon ledningens uppdrag att årligen ta fram en kommungemensam omvärldsanalys som planeringsunderlag till Mål och budget. Syftet var att tidigt upptäcka trender och händelser som påverkar verksamheten.

Erik Pelling (S) är kommunstyrelsens ordförande och nämner särskilt nya insikter kring befolkningsutveckling, invånarnas levnadsvillkor, bostadsbyggande och utsläpp av växthusgaser. Det så kallade Uppsalapaketet som bland annat innebär 33 000 nya bostäder innebär att kommunens verksamheter, infrastruktur och bostadsbestånd måste byggas ut i takt med att befolkningen växer.

– Omvärldsanalysens slutsatser ger oss underlag för att prioritera och hjälper oss att konkretisera hur kommunen ska möta kommuninvånarnas förväntningar och behov. Analysen ger både oss i Mittenstyret och oppositionen en samlad bild av utmaningar och möjligheter.

Fem globala och nio regionala trender

Under det första året ägnade Maria Didi en stor del av sin arbetstid åt att hitta en systematik och bygga upp organisationen för omvärldsarbetet.

– Jag började med att kolla hur andra, i första hand kommuner, gör. Sedan tog det en hel del tankekraft att uppsalafiera deras arbete.

För att hitta rätt arbetade Maria Didi nära en grupp kollegor som hade en övergripande bild av kommunens verksamhetsplanering. Den fick namnet Omvärldsgruppen och har under det senaste året träffats 1-2 gånger i månaden.

Enkelt uttryckt utgår arbetsmodellen i Uppsala från frågorna:

  • Vad ser vi?
  • Vad vill vi?
  • Vad gör vi?

Modellen är utformad efter inspiration från Region Skåne och används eftersom den enkelt visar hur omvärldsbevakningen (vad man ser) hänger ihop med verksamhetsplaneringen (vad man gör). Den sätter dessutom kommunens nio inriktningsmål/Agenda 2030 (vad man vill) i centrum.

Utgångspunkten för omvärldsarbetet i Uppsala kommun är fem globala och nio regionala trender.

Fem globaala trender: Värderings- och demokgrafiskförändring, Tecknik utveckling, Globalisering och Klimatförändring.

Trenderna är identifierade av ledningen eftersom de bedöms ha stor påverkan på Uppsalas förutsättningar att utvecklas till en socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbar kommun.

Konsekvenserna leder till ett förändringstryck

Maria Didi arbetar nära kollegor inom förvaltningar och bolag för att underbygga trenderna med fakta och statistik och ringa in verksamhetsnära slutsatser. Slutsatserna sammanfattar hur Uppsala kommun som organisation kan möta och hantera omvärldsförändringar.

– Vi utgår från vilka konsekvenser de globala och regionala trenderna får på förutsättningarna i kommunen – det så kallade förändringstrycket. Genom att jobba verksamhetsnära och visa hur allt hänger ihop får vi många kollegor att engagera sig, säger Maria Didi.

En utmaning var att gå från det som ofta uppfattas som yvigt och råddigt till att visa hur kommunen konkret kan arbeta för att möta och hantera omvärldens förändringstryck. Enligt Maria Didi handlar det mycket om att använda en retorik som är begriplig.

Utöver att fungera som underlag för prioriteringar och beslut i Mål och budget kan resultatet av analysen även användas av kommunens nämnder och bolagsstyrelser för att identifiera och analysera risker och ta fram åtgärder i deras verksamhets- och affärsplaner.

Analysens slutsatser blir underlag för budgetarbetet

Arbetet med 2019 års reviderade analys började i augusti/september 2018 och

fick sin huvudsakliga näring från två källor:

  • Förvaltningars och bolags egna beskrivningar av hur förändringar i omvärlden påverkar den egna verksamheten.
  • Inspel från kommunens experter om trendbeskrivningarna, inklusive statistik och verksamhetsnära slutsatser.

Därefter arrangerades en workshop med en referensgrupp av representanter från förvaltningar och bolag. Syftet med workshopen var att testa och förfina slutsatser utifrån ett verksamhetsperspektiv.

– Vi frågade bland annat om det fanns ny kunskap, forskning eller annat som borde inkluderas för att göra analysen komplett, säger Maria Didi.

Koncernledningen involverades i arbetet genom att bland annat slutjustera, förankra och kvalitetssäkra analysens slutsatser.

Förslaget godkändes av stadsdirektören i februari och presenterades vid det årliga framtids- och strategiseminariet som år 2019 inföll den 15 mars.

– Den dagen är ett utmärkt tillfälle för politiker och högre tjänstepersoner att ta del av omvärldsarbetets resultat som därmed blir en del i arbetet med kommande års Mål och budget, säger Maria Didi.

Många involverade underlättar processen

Att Uppsala kommun har utvecklat en systematik i arbetet med omvärldsbevakning och omvärldsanalys är uppenbart. Men vad är egentligen den största skillnaden jämfört med tidigare?

– En central del är att den kommungemensamma omvärldsanalysen baseras på de slutsatser som nämnder och bolagsstyrelser når i sina egna omvärldsanalyser, och vice versa. Det ger kraft och skapar en gemensam bild av nuläge och utmaningar och möjligheter, säger Erik Pelling, kommunstyrelsens ordförande.

Att processen har landat väl i kommunen beror, enligt Maria Didi, på att många i organisationen är involverade och förstår arbetet.

– I början hade jag mängder av möten med kollegor från olika verksamheter, vilket underlättades av att vi har ett aktivitetsbaserat kontor.

Många inom kommunen bidrar också med sakkunskap och egen omvärldsbevakning.

– Vår IT-stab har till exempel oerhört god koll på teknikutveckling och digitalisering och deras kunskap lyfter vi in i omvärldsarbetet. Samtidigt är det en fördel för dem att kunna bidra till planeringsunderlaget för Mål och budget. Det handlar helt enkeltom att låta den kunskap som finns i kommunkoncernen komma fler till godo.

Maria Didi är också mån om att landa i slutsatser tillsammans med dem som äger frågan i organisationen

– Att kroka arm med andra gör att den kommungemensamma analysen bygger på samma kunskap och har samma budskap som förvaltningarna och bolagen, säger hon tillägger att det är först då som processen blir trovärdig.

En annan framgångsfaktor har varit att omvärldsarbetet dockats in i redan befintliga processer, vilket gjort att arbetet inte har krävt så mycket extra resurser.

– Vi har använt möten som ändå sker under året för att slippa kalla till så många egna.

En sådan befintlig grupp var Redaktionskommittén för mål och budget som består av strateger och ekonomer från förvaltningar och bolag.

– Den gruppen fanns redan och träffades några gånger varje år. Hösten 2018 använde vi en av träffarna för att arbeta med den kommungemensamma omvärldsanalysen.

Stödmaterial för arbetet på kommunens intranät

För att göra det lätt för förvaltningar och bolag att analysera och bevaka omvärlden finns ett gediget stödmaterial på kommunens intranät Insidan. Förutom kortversioner av föregående omvärldsanalys innehåller sidan också ett workshop-material

Har då omvärldsanalysen bidragit till några nya politiska insikter?

Enligt Erik Pelling medför den demografiska utvecklingen med fler yngre och fler äldre med stor sannolikhet att betyda att kommunen kommer att behöva arbeta på ett annat sätt framöver eftersom den demografiska utvecklingen med fler yngre och fler äldre leder till

– Vi behöver vi ta höjd för en mer pressad kommunalekonomi och att det blir allt svårare att rekrytera kollegor till verksamheterna framöver.

Omvärldsanalysen pekar också ut prioriterade sektorer att arbeta vidare med för att nå våra miljö- och klimatmål och minska skillnaderna i levnadsvillkor mellan invånare och olika bostadsområden.

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Märit Melbi
    Handläggare
Gäller din fråga arbetsrätt eller kollektivavtal/förhandling?
SKL:s rådgivning riktar sig till personalchefer och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om din fråga är på uppdrag av dessa behöver du ange det.







Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot