Genomför ett antal moment innan upphandlingsprocessen börjar

Upphandlande myndighet behöver genomföra ett systematisk analys och dialog innan själva upphandlingen och upphandlingsprocessen börjar.

1. Behovsanalys och marknadsanalys

Gör en behovsanalys för att påvisa kund- och brukarnytta. Genom att tidigt involvera slutanvändaren i upphandlingen säkerställer du att det som köps in motsvarar er verksamhets behov. Fråga både öppna och slutna frågor, lyssna, dra slutsatser och gör en god analys.

Behovsanalys, Upphandlingsmyndigheten

En marknadsanalys behövs för att skaffa sig kunskap om vad marknaden erbjuder och vilka leverantörer som finns. Marknadsanalysen är ofta en förutsättning för att kunna utforma ändamålsenliga krav i förfrågningsunderlaget och genomföra upphandlingen under god konkurrens.

Marknadsanalys inför upphandling, Upphandlingsmyndigheten

Verktyg för att göra en omvärldsbevakning och analys

2. Dialog med marknad, leverantörer, användare, brukare

För en god dialog med marknad, leverantörer, användare och brukare genom till exempel att bjuda in till informationsträffar där planerade upphandlingar presenteras med mera.

Dialog för utveckling - en introduktion (video), Upphandlingsmyndigheten

Samverkan med brukare och patienter i upphandlingsprocessen, ladda ner (webbutiken)

Samverkan med utförare i upphandlingsprocessen, ladda ner (webbutiken)

3. Gör en risk- och konsekvensanalys

En väl genomarbetad riskanalys är en nyckelfaktor för en lyckad upphandling. Till det kommer också att göra en analys av tänkbara konsekvenser.

Riskanalys, Upphandlingsmyndigheten

Analysstöd - att värdera information, ladda ner (webbutiken)

Använd verktyget Fyrfältaren när du ska göra en riskanalys

Fyrfältaren är ett lättanvänt diagram med två värdeaxlar. Verktyget hjälper dig att prioritera ditt arbete. Det kan exempelvis användas för att göra en riskanalys utifrån sannolikhet och konsekvens.

Prioriteringsstödet Fyrfältaren

4. Ta lärdom av erfarenheter från tidigare upphandlingar

Att upphandla är ett ständigt utvecklingsarbete. Erfarenheter från tidigare upphandlingar ger grundförutsättningar för detta arbete. Det kan handla om den egna organisationens arbete, förfrågningsunderlag och kontrakts utformning, uppföljning av avtalsvillkor och eller
kontakter med leverantörer.

5. Identifiera syftet med upphandlingen

Ställ dig frågan VARFÖR upphandling och ge den ett svar.

6. Identifiera och definiera behovet samt målet med upphandlingen

Målet för offentlig upphandling är att den ska vara effektiv, rättssäker och ta tillvara konkurrensen på marknaden, innovativa lösningar främjas samt miljöhänsyn och sociala hänsyn beaktas. På så sätt bidrar den offentliga upphandlingen till en väl fungerande samhällsservice till nytta för medborgarna och näringslivets utveckling samtidigt som skattemedlen används på bästa sätt.
Källa: Regeringen

7. Välj ett upphandlingsförfarande

Välj upphandlingsförfarande, Upphandlingsmyndigheten

Det är den upphandlande myndigheten som väljer vilket upphandlingsförfarande som är lämpligt för respektive upphandling. Valet av förfarande styr bland annat i vilka steg upphandlingen ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om myndigheten eller enheten får förhandla med anbudsgivarna eller inte.

Lär om lagar för offentlig upphandling

Likheter skillnader i upphandling mellan LOU och LOV

Finns det ramavtal?
Undersök alltid först om det finns ett ramavtal som täcker det aktuella behovet.

Ramavtal, SKL Kommentus

7. Beräkna uppskattat värde av upphandlingen

Värdet av det som ska anskaffas avgör vilket förfarande du kan använda. Det är tröskelvärdenas beloppsvärde som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda eller de nationella reglerna enligt 19 kap. LOU.

Beräkna värdet av det som anskaffas, Upphandlingsmyndigheten

8. Policy, program med mera (styrdokument)

De principer som ska gälla i upphandlingen formuleras till exempel i konkurrensplan, upphandlingsplan, upphandlingspolicy och program för uppföljning av privata utförare.

Exempel på program

Fullmäktiges program för uppföljning av privata utförare, exempel

Kommuner, landsting och regioners policy och strategier

Varje kommun, landsting och region tar fram sin egen konkurrensstrategi, upphandlingspolicy med mera. De flesta har publicerat dem på sina webbplatser som du når via Google:

Sök via Google