Upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag), krav

Den upphandlade myndigheten styrs av nationella krav som lagar och föreskrifter samt lokala mål och riktlinjer som beskrivs konkret i krav, upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag) och avtal.

Arbeta fram ett upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag)

I upphandlingsdokumentet, som tidigare kallades förfrågningsunderlaget, är det underlag som den upphandlande myndigheten ger leverantörerna. Det ska innehålla samtliga handlingar för upphandlingen.

  • Identifiera mål och behov för det primära upphandlingsobjektet
  • Identifiera eventuellt sekundära övergripande mål
  • Identifiera funktionskrav (ställ frågan varför) - Vilka effekter eller funktioner är önskvärda?
  • Säkerställ kvalitet: detta levereras genom ska-krav och bör-krav
  • Leverantörens kvalificeringskrav
  • Planera för hur utvärdering av leverantör och anbud ska ske redan när kraven identifieras och formuleras
  • Skilj på krav som ska vara uppfyllda vid anbudsutvärdering och vilka krav som ska uppfyllas under kontraktstiden

Identifiera och utforma krav

Utformning av kraven, hur kraven prövas och på vilket sätt utvärdering sker på det som upphandlas, är helt centrala moment i en upphandling.

För ett bra slutresultat krävs ett engagemang från den verksamhet som har behovet och en kännedom om behov och förväntade effekter. Kraven bör vara:

  • enkla, tydliga och självständiga,
  • ändamålsenliga, relevanta och tillräckligt ambitiösa,
  • förpliktande, uppföljningsbara och realistiska,
  • stimulerande, inriktade på resultat men även struktur och process.

Varje krav bör innehålla:

  • ett motiv för varför krav ställs,
  • kravet som sådant,
  • uppgift om hur anbudsgivaren ska visa att kravet uppfylls det vill säga verifikat eller bevis.

Utvärdering av leverantör (kvalificeringskrav)

Utvärderingen är till för att stödja den efterfrågade kravprofilen och säkerställa att rätt anbudsgivare vinner samt för att utvärderingsresultatet ska bli rätt. Det vill säga att finna
det anbud som bästa matchar verksamhetens behov.

Planera för hur utvärdering av leverantör och anbud ska ske redan när kraven identifieras och
formuleras.

Olika krav, kriterier och villkor i upphandlingsdokumentet

Kvalificeringskrav

Obligatoriska krav på leverantören

Kravspecifikation

Krav på leveransen (varan, tjänsten eller entreprenaden)

Tilldelningskriterier eller utvärderingskriterier

De kriterier som ligger till grund för utvärdering av anbuden

Tillkommande kriterier

Ytterligare kriterier som används vid val mellan två eller flera likvärdiga anbud

Särskilda kontraktsvillkor

Krav som ställs på leverantören eller leveransen som ska uppfyllas under kontrakts­tiden


Konkurrensverket ger stöd i utformning av upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag)

Uppföljning, kontroll och kvalitet

Uppföljning och kontroll är en viktig del i att utveckla och förbättra den upphandlade verksamheten under avtalstiden, men också för att säkerställa att ställda krav  i förfrågningsunderlaget uppfylls .

Praktisk verktygslåda för uppföljningsprocessen, Uppföljningsguiden

Lär dig att förebygga, upptäcka och hantera korruption

Generella råd

  • Ställ tillräckligt höga krav på leverantören och leveransen för möjliggöra uteslutning av oseriösa anbudsgivare eller okvalificerade anbudsgivare.
  • Förenkla språket i förfrågningsunderlag och kontrakt.
  • Förenkla anbudsmallar och de verifikat som ska bifogas anbudet. Gör det lätt för anbudsgivaren att göra rätt.

Publikationer

Läs vidare

Hjälpte informationen på sidan dig?


User information

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot