Publicerad: 10 september 2019

Uppföljning upphandlingskontrakt - avtalsuppföljning

Det finns stora vinster med en aktiv avtalsuppföljning, som att nå uppsatta verksamhetsmål och driva utveckling under avtalsperioden. Det är inte ovanligt att en kommun eller en region har 700 avtal eller mer i sin avtalsdatabas. Ta del av stödmaterial om prioritering och avtalsuppföljning.

Filmen innehåller ett samtal med en reporter och SKL:s upphandlingsstrateg samt kortfrågor om nyttan med att följa upp avtal, behovet att skriva avtalet om möjligt utifrån funktion eller resultatmål för att möjliggöra förbättringar under avtalsperioden. I filmen tar vi också upp riskerna med otillräcklig uppföljning, som att kraven inte uppfylls eller att fusk och oegentligheter inte upptäcks.

Därför är det viktigt med avtalsuppföljning

  • arbeta med utveckling under avtalsperioden, enligt de ramar som överenskommits i avtalet,
  • uppnå verksamhetsmål,
  • säkerställa att resurser läggs på de mest prioriterade avtalen,
  • säkerställa utförda varor eller tjänster håller avtalad nivå,
  • säkerställa att skattemedel används på bästa möjliga sätt,
  • säkerställa en god konkurrens och likabehandling för leverantörer då kraven i genomförd upphandling följs upp.

Avtalsprioritering

För att säkerställa att resurser prioriteras till rätt avtal, och inte blir en ”ad-hoc lösning” utifrån vem som för tillfället råkar ta kontakt, behöver kommunen eller regionen göra en avtalsprioritering, den kan till exempel se ut så här:

  1. 10% av avtalen. Verksamhetskritiska eller stora volymer. Statistikuppföljning och utvecklingsmöte 3 gånger per år.
  2. 30% av avtalen. Mellanprioriterade, statistikuppföljning och uppföljningsmöte 1 gång per år.
  3. 60% av avtalen. Mindre prioriterade, statistikuppföljning och uppföljning vartannat år och vid behov. I grupp 3 kan även ingå avrop från nationella ramavtal, där inköpscentralen ansvarar för avtalsuppföljning.

För att få de interna resurserna att räcka till är det viktigt att prioritera bland avtalen, till exempel i tre grupper där de mest prioriterade är verksamhetskritiska och/eller omfattar stora belopp.

Avtalsförvaltning

Avtalsförvaltning innebär att styra organisationens köp till leverantören som kommunen eller regionen har avtal med. Den interna styrningen sker bland annat genom informationsinsatser om avtalet samt genom att förenkla beställningsvägar, till exempel e-handel.

Avtalsförvaltning innebär även att registrera avtalet i en avtalsdatabas och tillgängliggöra den för alla som får göra avrop, samt att hantera eventuella förlängningar och prisjusteringar.

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Karin Peedu
    Handläggare

Kontakt

Välkommen att skicka din fråga till SKL!

Gäller din fråga arbetsrätt eller kollektivavtal/förhandling?

SKL:s rådgivning riktar sig till personalchefer och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om din fråga är på uppdrag av dessa behöver du ange det.








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot