Publicerad: 17 april 2018

Fråga och svar

Rättslig grund för personuppgifter inom personalområdet

Fråga: Finns det någon rättslig grund för personuppgifter i personalområdet som inte har direkt med anställningen som sådan att göra avseende exempelvis kompetenskartläggningar, kompetensutvecklingsplaner, anteckningar från lönesamtal och medarbetarsamtal? Vilken i så fall?

Svar: Utgångspunkten i GDPR är att behandling av personuppgifter är förbjuden. GDPR lättar dock på detta förbud för ett flertal fallsituationer, sju närmare bestämt. Samtycke är en sådan fallsituation, men bör helst inte användas i anställningsförhållanden av arbetsgivare för att lagligen kunna behandla anställdas personuppgifter.

En annan rättslig grund är "avtal". Med stöd av anställningsavtalet kan således arbetsgivare behandla personuppgifter för syften som är nära förknippade med anställningsförhållandet, till exempel löne- och ekonomiadministration. En ytterligare rättslig grund inom arbetslivet är "intresseavvägning".

En intresseavvägning innebär att arbetsgivaren gör en avvägning mellan behovet eller nödvändigheten av att få behandla personuppgifter, och den andra sidan skyddet för den anställdes personliga integritet. Visar denna intresseavvägning att arbetsgivaren har berättigade skäl som är "starkare" än den enskildes skäl mot en personuppgiftsbehandling, får arbetsgivaren anses ha en rättslig grund att stödja personuppgiftsbehandlingen på. Som exempel kan nämnas utlämnande av anställdas uppgifter till friskvårdsföretag eller hantering av anställdas e-post som inte kan hänföras till någon av de andra lagliga grunderna.

GDPR innehåller dock en begränsning för myndigheter vad gäller intresseavvägning. Myndigheter får inte använda den rättsliga grunden. Eftersom myndigheter inte får använda intresseavvägning som laglig grund får man falla tillbaka på alternativa rättsliga grunder. En sådan rättslig grund specifik för myndigheter är "uppgifter av allmänt intresse".

Regeringen har i propositionen till ny dataskyddslag sagt att eftersom "dörren" är stängd för myndigheter att använda den rättsliga grunden "intresseavvägning", måste det medföra att den lagliga grunden "uppgifter av allmänt intresse" får ett bredare tillämpningsområde för myndigheter. Men inte andra.

Den rättsliga grunden "uppgifter av allmänt intresse" kan således nyttjas som rättslig grund för till exempel dagliga administrativa sysslor inom en myndighet, inklusive personaladministration och andra HR-frågor.








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot