Publicerad: 1 juni 2018

Fråga och svar

Specificering av begäran om registerutdrag

Fråga

Vi är en kommun som undrar över om det går att specificera en begäran om registerutdrag.

Den som söker om registerutdrag hos oss idag behöver ange förnamn, efternamn, personnummer, hur den vill få sitt registerutdrag (via Mina Sidor eller rekommenderad post) samt så ber vi sökande att skriva under sin begäran. Vi ber den också precisera vilka förvaltningar i kommunen som dess ansökan avser, och den kan då välja en eller flera förvaltningar. Vi undrar om vi kan fråga om mer information om den som söker, om vi kan be den sökande att vara mer precis och om vi kan be om kompletterande personuppgifter för att lättare hitta i systemen (till exempel e-postadress)?

Svar

Det är ok som ni gör idag. Det nya i GDPR vad är att man har rätt att lämna in sin begäran elektroniskt och få ett svar elektroniskt om man begär. För att kunna använda elektroniskt förfarande fullt ut så krävs elektronisk identifiering i e-tjänst eller via mina meddelanden.

Man har ju som sökande ingen skyldighet att svara på en sådan begäran från kommunens sida, utdraget ska ändå levereras inom den tid som lagen ställer upp, en månad, oavsett vilka frågor man ställer. Om det är en komplicerad begäran där det finns mycket information om personen så är svarstiden max 3 månader (artikel 12. 3p.), annars gäller svarstiden en månad. . NI kan ju inte använda det som ett krav för att leverera utdraget, det får inte framställas så att det kan tolkas som ett krav. Ni kan inte heller kräva att få e-postadress om den enskilde har valt att ge in begäran med papperspost.

Ni kan skriva och fråga om vilka nämnder i kommunen som begäran gäller . Varje nämnd är en personuppgiftsansvarig. Skriver man bara kommunen i sin begäran så får det anses som alla nämnder, om man inte får ngt annat besked från sökanden.

Min uppfattning är att man inte ska fråga om man varit elev, anställd, klient patient, förälder el. liknande. Detta är inte jämförbart med offentlighetsprincipen.

Undantagen i 5 kap 2 § dataskyddslagen gäller också, arbetsmaterial som behandlats kortare tid än ett år , behöver ej ingå. SE vidare i 5 kap 1-2 §§ dataskyddslagen, som trätt ikraft nu.

Hjälpte informationen på sidan dig?


User information

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot