Publicerad: 22 februari 2018

E-arkiv

Alla kommuner och landsting har ansvar för att bevara sin information, oavsett om den finns i pappersform eller digital form. Det krävs ett e-arkiv för att kunna bevara organisationens digitala information för all evighet. Det framgår i Tryckfrihetsförordningen, Arkivlagen och annan lagstiftning.

Nytt ramavtal för e-arkiv

SKL Kommentus är i slutfasen med upphandling av ett nytt ramavtal för e‑arkiv. Planerad avtalsstart är mars 2018.

Upphandlingen omfattar både funktioner för e-arkivering och konsulttjänster. Ambitionen är att avrop och beställning på det kommande ramavtalet ska bli lättare än tidigare. Vägen till att använda, administrera och vidareutveckla funktionen för din organisation blir därmed kortare.

Upphandlingen syftar till att täcka behovet av e-arkivering hos kommuner, landsting, regioner och deras bolag. Ytterligare ett syfte är att göra det väsentligt enklare att anskaffa en relativt komplex funktion istället för att göra en egen upphandling.

Ramavtal för e-arkiv, SKL Kommentus  

Vad är ett e-arkiv

I den moderna organisationen hanterar vi allt mer information i digital form. Några exempel är texter, bilder, videoinspelningar, ljudupptagningar, kartor men även digital information (data) från diverse mätverktyg.

Att enbart lagra all information i verksamhetssystem kan leda till förlust av information för alltid. Verksamhetssystemen har en begränsad livslängd och är inte anpassade för att kunna hantera information över mycket lång tid.

E-arkiv är en funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. E‑arkiv är navet i kommunernas informationshantering och ska ge en hållbar informationshantering vilket innebär:

  • Hållbar över tid
  • Ekonomisk hållbarhet
  • Hållbarhet utifrån användarnas behov
  • Demokratisk hållbarhet

Fördelar med e-arkiv

Det finns många fördelar med ett e-arkiv. Några exempel på vilken nytta ett e-arkiv gör i organisationen:

  • Ett e-arkiv ger din organisation bättre möjlighet att möta kravet på öppenhet.
  • Ett e-arkiv ger möjlighet att uppfylla offentlighetslagstiftningen.
  • Ett e-arkiv ger ett effektivt stöd för att elektroniskt kunna lagra och återsöka alla de tusentals handlingar och ärenden som årligen hanteras.
  • Med ett e-arkiv bevaras handlingar elektroniskt på ett säkert och långsiktigt sätt.
  • Med digitaliserade flöden och elektronisk lagring kan lokalutrymmen minskas och de manuella insatserna kan effektiviseras betydligt.
  • Det blir enklare att byta verksamhetssystem. Dubbla licenskostnader kan härmed undvikas.
  • E-arkivet bidrar till en mer transparent organisation och fungerar som navet i verksamhetens informationshantering.
  • Med e-arkiv ges förutsättningar för bättre service, tillgänglighet och verksamhetsutveckling.

Läs vidare

Hjälpte informationen på sidan dig?


User information

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot