Publicerad: 12 september 2019

E-arkiv

Med e-arkiv kan kommuner och regioner spara sin digitala information. Alla kommuner och regioner har ansvar att spara sin information, oavsett om den är digital eller i pappersform. Det framgår i tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och annan lagstiftning.

Ramavtal för e-arkiv

Ramavtalet för e-arkiv omfattar funktioner och konsulttjänster som ska underlätta införandet, förvaltningen och utvecklingen av e-arkiv i din verksamhet.

Upphandlingen syftar till att täcka behovet av e-arkivering hos kommuner, regioner och deras bolag. Ytterligare ett syfte är att göra det väsentligt enklare att anskaffa en relativt komplex funktion istället för att göra en egen upphandling.

Ramavtalet gäller under perioden 2018-05-07 till 2021-05-06.

Ramavtal för e-arkiv, SKL Kommentus

Det här är ett e-arkiv

I den moderna organisationen hanterar vi alltmer information i digital form. Några exempel är texter, bilder, videoinspelningar, ljudupptagningar, kartor men även data från diverse mätverktyg.

Att enbart lagra all information i verksamhetssystem kan leda till förlust av information för alltid. Verksamhetssystemen har en begränsad livslängd och är inte anpassade för att kunna hantera information över mycket lång tid.

E-arkiv är en funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. E‑arkiv är navet i kommunernas informationshantering och ska ge en hållbar informationshantering vilket innebär:

  • Hållbar över tid
  • Ekonomisk hållbarhet
  • Hållbarhet utifrån användarnas behov
  • Demokratisk hållbarhet.

Fördelar med e-arkiv

Det finns många fördelar med ett e-arkiv. Några exempel på vilken nytta ett e-arkiv gör i organisationen:

  • Ett e-arkiv ger din organisation bättre möjlighet att möta kravet på öppenhet.
  • Ett e-arkiv ger möjlighet att uppfylla offentlighetslagstiftningen.
  • Ett e-arkiv ger ett effektivt stöd för att elektroniskt kunna lagra och återsöka alla de tusentals handlingar och ärenden som årligen hanteras.
  • Med ett e-arkiv bevaras handlingar elektroniskt på ett säkert och långsiktigt sätt.
  • Med digitaliserade flöden och elektronisk lagring kan lokalutrymmen minskas och de manuella insatserna kan effektiviseras betydligt.
  • Det blir enklare att byta verksamhetssystem. Dubbla licenskostnader kan härmed undvikas.
  • E-arkivet bidrar till en mer transparent organisation och fungerar som navet i verksamhetens informationshantering.
  • Med e-arkiv ges förutsättningar för bättre service, tillgänglighet och verksamhetsutveckling.

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Caspar Almalander
    Konsult

Kontakt

Välkommen att skicka din fråga till SKL!

Gäller din fråga arbetsrätt eller kollektivavtal/förhandling?

SKL:s rådgivning riktar sig till personalchefer och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om din fråga är på uppdrag av dessa behöver du ange det.








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot