Publicerad: 4 oktober 2018

E-arkivet har inneburit en revolution

Ale kommun är en relativt liten kommun med 30 000 invånare strax utanför Göteborg. I maj 2010 tog kommunen beslut om att införa e-arkiv. 16 månader senare gick det i drift. Här är fem frågor till Mattias Lundin, före detta kommunarkivarie vid Ale kommun.

Hur kom det sig att Ale som är en relativt liten kommun satsade på e-arkiv?

– En viktig orsak var att vi för några år sen fick problem med arkiveringen av bygglovshandlingar. Liksom väldigt många andra kommuner hade vi lagt bygglovshandlingar på microfiche-kort vilket var höjden av modernitet på 70-talet.

– Men nu började våra kortläsare gå sönder och det blev allt svårare att få tag på reservdelar. Vi insåg helt enkelt att vi var tvungna att göra något åt situationen.

Hur såg processen inför beslutet ut?

– Jag tyckte personligen att det verkade väldigt intressant med e-arkiv men det är svårt att starta något helt själv. Tack vare att kommunens it-chef också såg möjligheterna kunde vi övertyga den övriga tjänstemannaledningen.

– Ledningen fattade sedan beslut om finansiering inom ramen för kommunens investeringsbudget så vi kom igång väldigt snabbt.

Var det lätt att förklara nyttan med ett e-arkiv för övriga nyckelpersoner i kommunen?

– Både och skulle det visa sig. När vi skulle lägga vårt gamla journalsystem för sjukvården i e-arkivet blev tjänstemännen på vårdsidan först väldigt tveksamma och ville inte finansiera de insatser som krävdes. Detta understryker nödvändigheten av att vara pedagogisk och förklara nyttan med e-arkiv på ett tydligt sätt.

Hur förklarar du nyttan då?

– Det finns väldigt starka ekonomiska incitament för att arkivera istället för att fortsätta betala driftkostnader för ett system som inte längre används. I fallet med journalsystemet sparar vi cirka 300 000 kronor per år.

Hur har e-arkivet förändrat kommunens sätt att arbeta?

– Utan tvekan har e-arkivet inneburit en revolution. När jag började här 2005 var arkiven fortfarande helt pappersbaserade. Att hitta en handling kunde innebära ett tidskrävande letande i arkivhyllorna.

– Idag kan våra handläggare söka efter en handling vid sin dator och när de hittat den mejla den vidare till en kollega eller en medborgare med en knapptryckning. Vi sparar både vår egen och kommuninvånarnas tid.

Mattias Lundins tips om att starta ett e-arkiv

  • Engagera rätt personal/beslutsfattare med rätt kompetens
  • Börja i liten skala. När man väl har systemet i drift är det lättare att visa på fördelarna och skapa nya delprojekt.
  • Med rätt hjälp undviker man att hamna snett, exempelvis fallgropar som att bli försökskanin åt mjukvarubolag som slår sig fram på e-arkivmarknaden.

Informationsansvarig

  • Caspar Almalander
    Konsult







Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot