Vanliga frågor om e-arkiv

Samtliga myndigheter som ingår i avropet göra separat  anmäla för avrop hos SKI. Upphandlingsansvarig (den som har användarinloggning till SKI) anmäler avrop.

Information om anmälan hos SKI

Måste vi anmäla att avropet görs gemensamt?

Nej, inte vid avropsanmälan till SKI, men i avropsförfrågan som skickas till ramavtalsleverantörerna måste detta tydligt framgå.

Får vi ha kontakt med leverantörerna efter vi gjort avropsanmälan till SKI?

Precis som inför en vanlig upphandling finns inga hinder mot att innan annonsering (oavsett om avropsanmälan är gjord eller ej) vara i kontakt med leverantörerna för att få en bra bild av det som ska upphandlas. Man ska dock vara försiktig med att föra detaljerade diskussioner kring krav och dylikt. Likabehandlingsprincipen måste beaktas, vilket i ett ramavtal skulle kunna innebära att alla aktuella leverantörer måste ges liknande möjlighet till kontakter med upphandlande myndighet.

Ja, det är myndigheten som själv beslutar om vilka bör-krav som eventuellt ska användas samt om de fortsatt ska vara bör-krav även i avropet eller om de önskas göras om till skall-krav istället.

Förfrågningsunderlaget 4.14.2 om avropsförfarande.

Kan jag avropa stöd för att hämta ut information från våra verksamhetsystem?

Nej, här är ramavtalet tydligt avgränsat.

Kan man stryka bör-krav som en upphandlade myndighet tycker är irrelevanta och som man inte vill skall vara till underlag för en utvärdering?

Ja, det kan man.

Ja, det ska dock tydligt framgå i avropsförfrågan. Vidare så finns det en kommunalrättslig aspekt gällande vilken samverkansform som är lämpligast vilken SKI inte kan ge svar på. 

Detta kan dock bli komplicerat om de samverkande kommunerna har spretig IT miljö och krav.

Måste vi teckna separata avtal?

Nej, det går enligt LOU och Ramavtalet att teckna ett och samma avtal. Den kommunalrättsliga aspekten som eventuellt kan föreligga kan SKI inte svara på. Någon typ av samverkan krävs. Möjligheten att teckna av ett eller flera avtal blir beroende av vilken typ av samverkansform kommunerna använder sig av.

Hur reglerar vi möjligheten för någon av kommunerna i samarbetet att hoppa av/träda ur avtalet?

Det krävs sakligt godtagbara skäl för att avbryta en upphandling, även en del av en upphandling. Ingångna kontrakt ska gälla, med de möjligheter till hävning eller uppsägning som framgår av avtalet. 

Här kan SKI´s ramavtal IT Konsulter 2012 användas för att stärka upp ert projekt med kompetens inom flera olika roller, kontakta er upphandlingsansvarig för att säkerställa att ni är avropsberättigade.

IT-Konsulter 2012

Ja, det är dock viktigt att vara tydlig med vad och hur utvärderingsmodellen för ska se ut för detta. 

Om man skulle köpa ett pilotprojekt under tröskelvärdet innan man gör förnyad konkurrensutsättning på ”det riktiga” e-arkivet. Kan då den leverantör som utfört pilotprojektet vara med och lämna svar på förnyad konkurrensutsättning efter det?

Jo, den leverantören kan delta. Det är dock viktigt att likabehandlingsprincipen iakttas och att avropen inte anpassas efter pilotleverantören eller att pilotleverantören ges fördelar vid utvärderingen för avropet. 

Ja absolut, dels vid förstudiefas för kartläggning och behovsanalys. Kanske landar de inte i samma resultat men kan säkert samarbeta resursmässigt. 

Vi har endast upphandlat färdiga produkter. Vissa leverantörer har dock olika nivåer på sina produkter, det vill säga att vissa kanske är mer lämpade för att enbart hantera exempelvis bygglov, men ändå godkännda då de uppfyllde alla krav vi ställt i upphandlingen.

Ja.

Resultat för FGS:erna

Avtalstiden för avropat kontrakt är max 8 år och det finns ingen undre gräns. I praktiken begränsas det av hur korta avtal leverantörerna är villiga att lägga anbud på.

Ja, villkoren i kontraktet gäller före villkoren i Ramavtalet, om inte annat avtalas i kontraktet. För att kontraktet ska vara upphandlingsrättsligt korrekt, och inte utgöra ett direktupphandlat kontrakt, får dock villkoren i kontraktet inte väsentligen avvika från villkoren i ramavtalet.

Finns det andra rekommendationer/frågor om hur kommunerna kan samverka kring avrop och drift/förvaltning av e-arkiv?

Ja absolut, dels vid förstudiefas för kartläggning och behovsanalys. Kanske landar de inte i samma resultat men kan säkert samarbeta resursmässigt. 

Det är upphandlande myndigheten som äger informationen och ska även få ut sin information på enkelt och kostnadsfritt sätt efter avtalet slut.