Publicerad: 4 oktober 2018

Helsingborgs medarbetare prioriterade processer

Förkortningen ATA, som står för ”automatisera tråkiga arbetsuppgifter”, används för att symbolisera vad förändringsarbetet handlar om.

Vård och Omsorgsförvaltningen i Helsingborg ser stora behov av att avlasta personalen från administrativa uppgifter när behovet av omsorg förväntas öka kraftigt framöver. Under hösten 2017 inleddes därför ett arbete för att automatisera processer.

Huvudsyftet att avlasta personalen

Det primära syftet är att avlasta personalen när volymerna ökar och att frigöra tid för det som är viktigt. Ett annat syfte är att man vill vara en attraktiv som arbetsgivare. Förkortningen ATA, som står för ”automatisera tråkiga arbetsuppgifter”, används för att symbolisera vad förändringsarbetet handlar om.

Medarbetarna engageras

Medarbetarnas kompetens och engagemang spelar en central roll i förändringsarbetet, som inleddes med att medarbetarna fick ta fram en rekommendation till ledningen om vilken process man skulle börja med.

I ett antal workshops fick medarbetarna identifiera möjliga processer och prioritera dessa. Resultatet av workshoparna blev en lista med 37 processer (kandidater) som skulle kunna automatiseras.

Processer att börja med att automatisera

Följande fem processer hamnade högst upp på listan över processer som personalen ansåg att det var mest angeläget att börja med:

  • sjuklöneersättning enligt LSS
  • fakturahantering
  • handläggning av ärenden om ekonomiskt bistånd
  • uppföljning av ledsagarservice
  • ansökan om trygghetslarm.

Utbetalning av sjuklöneersättning enligt LSS, som personalen såg som mest angelägen var också den process som ledningen beslutade att man skulle börja med. Sjuklöneersättning enligt LSS är den ersättning som kommunen ska betala ut till en privat utförare när personal hos utföraren är sjuk.

Att administrera sjuklöneersättning är en tidskrävande uppgift för både de företag som ansöker om ersättning och kommunen. Det kan ta upp till 14 dagar från det att ansökan gjorts till det att ett beslut fattats vid manuell handläggning. Att beräkna hur stor ersättningen ska vara är komplicerad process.

Ofta kräva flera kontakter mellan förvaltningen och utföraren innan man kan fastställa beloppet. I den lösning som går i drift efter sommaren 2018 kommer det att ta cirka ett dygn från ansökan till beslut.

Arbetsmoment som automatiseras

De arbetsmoment som kommer att gå automatiskt istället för manuellt är bland annat

  • kontroll att ansökan, inklusive fyra bilagor, är komplett
  • kontroll hos inspektionen för vård och omsorg om att företaget är registrerat
  • beräkning av ersättning
  • förslag till beslut
  • begäran om ersättning
  • meddelande om beslut till den som ansökt.

Beslutet om att ersättning ska betalas ut fattas fortfarande av en handläggare.

I Helsingborgs stad pågår ett arbetet med att inrätta ett så kallat Center of Excellence, som är en central funktion som kommer att stötta samtliga förvaltningar i arbetet med att automatisera processer.

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Malin Annergård
    Analytiker







Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot