Publicerad: 4 oktober 2018

Verktyg och tekniker för att automatisera ärendehantering

Det finns olika tekniska möjligheter för att automatisera ärendehanteringsprocesser. Några av dessa förklaras kortfattat här.

Verksamhetssystem, Robot process automation och automationsplattformar, är begrepp som kan vara bra att känna till när man vill automatisera en ärendehanteringsprocess.

Verksamhetssystem

Verksamhetssystem utvecklas för att stödja specifika processer. Det är inte ovanligt att en kommun, landsting eller region har upp emot 100 olika verksamhetssystem.

Många verksamhetssystem har över lång tid utvecklats på ett sätt som gör att de hanterar allt fler moment automatiskt. I tillexempel ett ekonomisystem är det betydligt färre moment som behöver hanteras manuellt än det var för femton år sedan.

En utmaning för många organisationer är att verksamhetssystem ofta har utformats på ett sätt som gör att den information som finns i dem endast kan användas i det specifika systemet. Dessa inlåsningseffekter har länge begränsat möjligheten att automatisera processer som kräver uppgifter från olika system, vilket många gånger är fallet. För att lösa detta krävs ofta att medarbetare behöver arbeta manuellt med att klippa och klistra information från ett system till ett annat för att en process ska fungera. Det förekommer också att en samma kommun, landsting eller region betalar flera gånger för samma information som köps in externt till olika system. Att vid upphandling av verksamhetssystem ställa krav på flexibilitet bidrar till större möjligheter till automation.

Det finns idag huvudsakligen två olika tekniska möjligheter för att automatisera processer som behöver information från flera olika system eller databaser. Dessa är robot process automation (RPA) och automationsplattormar (Business process management BPM). Dessa två tekniker kan kombineras.

Robot process automation (RPA)

RPA (robot process automation) är ett program som utformas för att göra det arbete som människor normalt gör då de arbetar i olika verksamhetssystem. ”Roboten” öppnar upp system, loggar in, kryssar i rutor, kontrollera, klipper och klistrar information till och från andra system, gör beräkningar, skickar mejl och så vidare. Det går att sitta vid en dator och följa det som händer på skärmen. Eftersom det sker i den miljö där vi människor kan se det, i det så kallade ”användargränssnittet” brukar man säga att denna typ av automation sker ”front office”. Mjukvarurobot, handläggarrobot, digital medarbetare eller klickautomation är anda benämningar för RPA.

För att automatisera med stöd av RPA behöver man inte byta ut eller bygga om befintliga system. Däremot behöver programmet/roboten programmeras om när det sker en ändring i något av de system den arbetar i. Är man inte i kontroll över hur de ingående systemen uppdateras riskerar den att sluta fungera. Ju bättre struktur och ordning det finns ”back office” i system och på den information roboten ska hantera desto effektivare kan den utföra arbetet. Ett känt exempel på automation som genomförts med RPA är automatiseringen av ansökan om ekonomiskt bistånd i Trelleborg.

Automationsplattformar - Business process management (BPM)

Ytterligare ett sätt att automatisera processer som kräver information från flera olika verksamhetssystem är att installera en automationsplattform. Information hämtas in till plattformen från flera olika system och databaser och kan hanteras där.

Automationsplattformen kan ses som en mjukvara som arbetar utan att människor kan se vad den gör, i det som brukar kallas ”back office”. Detta är en djupare och robustare typ av automation som inte behöver lika mycket övervakning som RPA. Mjukvaran programmeras för att ta in information från olika system och databaser för att hantera den på ett specifikt sätt enligt tydliga regler. Om de system informationen ska hämtas från inte är byggda flexibelt kan en integration (”koppling”) byggs mellan verksamhetssystemet och automationsplattformen, där informationen kan föras över. BPM (Business process management) är ett koncept för detta som används i bland annat i Trollhättans kommun och region Skåne. Med en automationsplattform kan den vy invånaren eller den interna kunden ser utformas så att hen kan få överblick över alla sina pågående och avslutade ärenden.

När nya verksamhetssystem köps in är det allt vanligare att man ställer krav på att de ska gå att integrera med andra system. Det brukar kallas för att de utformats med öppna api:er (Application Programming Interface).

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Malin Annergård
    Analytiker







Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot