Publicerad: 28 juni 2018

VGR börjar med enkla processer med RPA och stora volymer

I Västra Götalandsregionen (VGR) pågår ett arbete för att testa och utvärdera automatisering av processer med Robotic Process Automation (RPA) . Strategin har varit att börja med mindre komplexa processer med betydande volymer för att lära.

Arbetet har inletts med fyra processer inom ekonomi och HR där så kallade digitala medarbetare hanterar det som mänskliga medarbetare annars skulle göra manuellt i och mellan systemen. I ett nästa steg, när man byggt kompetens och erfarenhet, är avsikten att utöka till fler processer även in hälso- och sjukvården.

De fyra processer som hittills automatiserats är

E-påminnelser för fakturor

En digital medarbetare går dagligen igenom listor med påminnelsefakturor, söker efter status på dessa fakturor i ekonomisystemet. Utifrån det anpassar den ett svar och mailar till leverantören.

  • Volym: 25 000 fakturor per år
  • Effekt sparad tid: 2 100 timmar per år

Kassa-avstämning

En digital medarbetare jämför kassarapporter med inbetalningar som gjorts i ekonomisystemet, identifierar om det finns differenser och fyller i differenser i kassaavstämningsfilen.

  • Intensitet: Dagligen
  • Volym: 149 vårdcentraler med en eller flera kassor
  • Effekt: Frigör 1 700 timmar per år

Beräkning av årsinkomst

En digital medarbetare räknar fram den totala årsinkomst utifrån beloppen för vissa lönearter (ob-tillägg, övertid, extra ersättningar, timlön.).

  • Intensitet: Dagligen
  • Volym: Varierande
  • Effekt: Frigör 546 timmar per år

Avstämning av leverantörsfakturor

En digital medarbetare sammanställer en daglig rapport där det framgår hur stora volymer leverantörsfakturor som respektive förvaltning inom VGR skickat till ekonomisystemet. Avstämning görs för att upptäcka om någon leverantörsfakturafil ”tappas” på vägen, vilket medför merarbete och kostnader om det inte upptäcks.

  • Intensitet: Dagligen
  • Volym: 2 500-3 000 fakturor dagligen.
  • Effekt: Kvalitetssäkrar och minskar felhantering samt frigör 100 timmar per år

Andra effekter, utöver den tid som frigjorts, är att medarbetarna slipper vissa tråkiga arbetsmoment, samt att det blir färre fel.

De insikter som gjorts än så länge är att RPA fungerar och har ett brett tillämpningsområde. Man ser RPA som ett bra komplement till annan djupare typ av automatisering, som sker med så kallade fullskaliga integrationer.

En annan reflektion är att det är ett tidskrävande arbete att installera en digital medarbetare. Man poängterar också att det krävs övervakning av robotarna och de system robotarna jobbar i för att inte förändringar i systemen ska rubba robotarnas arbete.

Ett nästa steg i arbetet är att ta fram en modell för hur automation med RPA ska förvaltas.

Läs vidare

Hjälpte informationen på sidan dig?


User information

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot