Publicerad: 19 februari 2019

Krönika: Förändring i vardagen

I arbetet med att nå målet om den smarta och uppkopplade välfärden skedde inte förändringen i det strategiska arbetet utan mitt i vardagen, i kommunförvaltningen. Det hände när en engagerad ledare lyssnade till en student och där hela ledningsgruppen sedan blir engagerad och säger ett rungande ja till en enklare AI-satsning, där en matematisk modell och stadens geografiska data fick spela en avgörande roll. Ett initiativ har uppstått och ett par månader senare är det klart.

Det går att matematiskt förutsäga var vattenläckor kommer att uppstå, utan att behöva gräva upp och titta på rören! När de första testerna precis är klara, så ringer man från Silicon Valley och vill ha information om hur man tänkt och gjort, samt hur man ska jobba framöver. Nu är bara frågan hur all data ska integreras i samma databas och om det ska, och kan skalas upp. Håller den teknik vi har eller behöver vi utveckla något nytt?

Exemplet kommer från Stockholm stads bolag Stockholm avfall och vatten och hände 2018. Kulturen på det kommunala bolaget var gynnsamt för att våga testa och ge kollegialt utrymme till en ung talang som behärskar den nya teknikens möjligheter. Det är ett exempel där kulturen, snarare än strategin, gjorde framtiden möjlig. Det fanns inte i någon verksamhetsplanering att det var detta man skulle göra. När vi möter nya möjligheter i våra verksamheter är det vinnande konceptet precis så här; att ge utrymme för att testa i liten skala, prova och lära för att sedan skala upp och göra nyttan större.

I ett annat exempel skedde förflyttningen mot en digital förvaltning när en annan nyfiken medarbetare lyfte in den nya tekniken kring automatisering av rutinarbete. Snart var ett gediget och taktfullt arbete igång där man metodiskt och försiktigt bröt ner hinder – så väl juridiska som ekonomiska, organisatoriska och systemförvaltande – kring RPA (robotic process automation). Alla handläggare involverades. En engagerande processkartläggning förekom själva tekniklösningen, som egentligen var den lilla pusselbiten i projektet. Man valde tillslut en enkel, manuell, tidsödande och även tråkig rutin att testa tekniken på. Makulering av fakturor som blivit fel. Roboten programmerades och testades tillsammans med en konsult. Den jobbade effektivt i mailprogram och ekonomisystem med ett gott resultat. Man såg direkt potentialen i hur många timmar som kunde sparas och hur resurser kunde styras om till ytterligare kvalitetsökande arbete. Förvaltningens exempel blev snabbt förebild för många andra verksamheter inom kommunen som nyfiket kom på otaliga studiebesök. Kan de, så kan ju vi!

Exemplet visar att före digitaliseringen, i det här fallet en robotprocess, så kommer kartläggning och förfining av arbetssätt. Det är ingen bra idé att automatisera bristfälliga rutiner, utan bara de som fungerar som vi vill. Exemplet hände i serviceförvaltningen i samma stad som ovan tack vare en engagerad ledning, skickliga projektledare samt genom kompetenta och nyfikna medarbetare som alla var involverade i arbetet.

Så här ser jag på digital förnyelse. Det vi kallar för ”digitalisering” är inte teknisk innovation per se. Digitalisering är förändrade beteenden och arbetssätt, som förändras i hög takt och med stöd av, eller på grund av, ny teknik. I båda mina exempel förändras beteenden både i hur vi släpper fram digitala initiativ och när själva lösningen har blivit ett faktum. Därför anser jag att vi snarare ska prata om förnyelsekraft och förändringsledarskap än digitalisering för att förstå vad vi ska göra i den nya tid som vi lever i.

För lösningarna som vi ser nu utmanar hela förvaltningskedjan och vi börjar prata om de omvälvande frågorna som kommer i efterdyningen av digitala initiativ. Vad har vi för data? Vem äger informationen vi producerar? Vem bestämmer och prioriterar insatserna som vi ska göra? Vad är ekonomiskt hållbar? Hur ska allt förvaltas och vidareutveckla? Och viktigast av allt: vad vill medborgarna egentligen ha och vad är rimligt att de får? Hur uppstår värdet och vad är nyttan?

Digitaliseringen är medborgardriven utveckling där information delas, lagras och används för att skapa värde och nytta i vår välfärd. Därför ställer det krav på oss att ha tekniska lösningar för att möta de önskemål, behov och krav som en digital medborgare har, oavsett ålder.

Detta var två exempel på den utveckling som jag följt på nära håll som tidigare chef för verksamhetsutveckling och digital förvaltning hos Stockholm stads stadsledningskontor. Exempel som pekar ut vikten av en engagerad ledning, modiga ledare, följsamma organisationer och tydlig riktning. Här hade vi en strategi som pekade ut riktningen om att med grundläggande förutsättningar skapa möjlighet för staden att bli en av de smartaste i världen. Uppkopplad, innovativ och med öppna data som bärande principer. Det har gett signaler om att det är ok att pröva, ok att utmana och ok att dela med sig och koppla ihop sig.

Nu är jag här på SKL som ny chef för sektionen digital förnyelse och samverkan (dsam). Vi har en fantastisk uppgift som motiverar mig att gå till jobbet varje dag, förutom fantastiskt goda och smarta medarbetare och kollegor. Att få jobba med hela samhällets förnyelsekraft och förmåga att möta denna nya spännande tid med innovationer, samarbeten och etiska reflektioner – det gör att jag har världens bästa uppdrag.

Om du vill prata om att leda i komplexitet så kan du höra av dig till mig. Jag är också en så kallad verksamhetsmänniska som lärt mig IT:ska. Vill du resonera om digitala initiativ och hur man gör för att få saker gjorda, så är jag också en bra samtalspartner. Tillsammans med medarbetarna på sektionen ”dsam” så gör vi allt vi kan för att göra er andra bra. Vi lyckas, när ni når era mål inom förnyelse och samverkan, där ny teknik spelar en viktig roll. Varmt välkommen att höra av dig!

Louise Callenberg

Sektionschef för sektionen digital förnyelse och samverkan

Informationsansvarig

  • Louise Callenberg
    Sektionschef
Gäller din fråga arbetsrätt eller kollektivavtal/förhandling?
SKL:s rådgivning riktar sig till personalchefer och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om din fråga är på uppdrag av dessa behöver du ange det.







Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot