Publicerad: 5 oktober 2018

Frågor och svar om boknings- och bidragslösningen

Varför avbryts upphandlingen och vad händer nu?

Det kom endast in två anbud och vid utvärdering klarade ingen av leverantörerna kraven. Det betyder att vi står utan leverantörer och måste därför avbryta upphandlingen.

Just nu jobbar projektgruppen med att analysera utfallet och projektets styrgrupp ser över hur man ska justera projektet för att möta behovet hos kommunerna.

Vilken nytta ger boknings- och bidragslösningen?

Det blir enklare för föreningar, privatpersoner och företag att använda kommunala anläggningar och lokaler och söka bidrag. För kommunerna blir handläggningen effektivare.

Öppnare tillgång till information kommer att skapa större transparens och ge ett effektivare utnyttjande av kommunala anläggningar och lokaler. Det innebär också en ökad möjlighet att få insyn i beslutsprocessen kring bokning och bidrag.

Vad har jag medfinansierat?

Genom att vara en del av Bokning och bidrag har du medfinansierat (crowdfunding) ett upphandlingsprojekt och har möjlighet att avropa tjänster för bokning och bidragslösning samt ta del av det stöd som projektet skapar för införandet. Du har inte köpt en färdig lösning.

Vad för typ av tjänst upphandlas?

Tjänsten kommer att levereras som en molntjänst. Molntjänsten kommer sedan att kopplas till en gemensam API-tjänst för alla kommuner. På detta sätt kan tjänsten kopplas till olika appar och dylikt. 

Hur går upphandlingen till?

Upphandlingen sker genom konkurrenspräglad dialog. Det betyder att både kravställandet och framtagandet av boknings- och bidragslösningen görs under upphandlingens gång och i dialog med leverantörerna. När upphandlingen är klar och ramavtalet är slutet är således stora delar av de tekniska lösningarna hos leverantörerna färdigutvecklade.

I dialog med Upphandlingsmyndigheten, kommuner och leverantörer har programmet gjort bedömningen att detta är den bäst lämpade metoden, även om upphandlingsformen är resurskrävande.

Hur ser tidplanen för projektet ut?

Projektets styrgrupp kommer att se över hur projektet måste justeras för att möta behovet hos kommunerna med tanke på att den ursprunliga upphandlingen har avsbrutits. Vi måste därför återkomma med ny tidplan.

Tanken var att boknings- och bidragslösningen skulle kunna avropas kvartal 2, 2019 och när ramavtal var slutet kan alla kommuner att avropa.

Därför är tidplanen förskjuten till 2019 (PDF, nytt fönster)

Vad kommer det att kosta?

I dagsläget är det svårt att säga exakt vad tjänsten kommer att kosta. Det kommer även att variera beroende på varje kommuns förutsättningar och behov. Men dessa huvudkostnader kommer tjänsten att medföra:

  • Kostnader för tjänsten (motsvarande månadskostnad/licenskostnader)
  • Kostnader för avrop (kartläggning, kravanalys m.m.)
  • Kostnader för etablering (konfiguration och integration)
  • Kostnader för förvaltning
  • Det kan även tillkomma kostnader för full funktionalitet enligt specifikt behov

Prismodellen som leverantörerna följer (huvudkostnad 1) kan sammanfattas så här: Leverantören kommer att ange ett grundpris angett i öre per kommuninvånare och månad. Leverantören anger pris uppdelat på fem olika storleksgrupper av kommuner. Ert pris blir detta grundpris multiplicerat med det faktiska invånarantalet i just er kommun.

Vårt befintliga avtal går ut innan den gemensamma upphandlingen är avslutad, hur gör vi i mellantiden?

SKL Kommentus Inköpscentrals juridiska avdelning har skrivit en promemoria som kortfattat redogör för förutsättningarna i detta läge. Vi vill betona att denna utredning är SKL Kommentus Inköpscentrals tolkning av rådande rättsläge och utgör en generell beskrivning. Om man har specifika frågor rekommenderar vi att man vänder sig till Upphandlingsmyndigheten.

PM kring hantering av avtalslöshet under upphandlingsprocessen (PDF, nytt fönster)

Sammanfattningsvis är SKL Kommentus Inköpscentrals bedömning följande:

  • En kommun har möjlighet att använda sig av direktupphandling i avvaktan på att SKL:s ramavtal finns på plats, det vill säga vända sig direkt till en eller flera leverantörer utan att annonsera, så länge värdet av ett sådant avtal inte överstiger direktupphandlingsgränsen eller de samlade inköpen av tjänster av samma slag inte överstiger direktupphandlingsgränsen under ett räkenskapsår.
  • Direktupphandling är också möjlig om någon av undantagssituationerna i LOU är tillämplig. Det finns inget generellt undantag som möjliggör direktupphandling i väntan på att regelrätt upphandlat avtal finns på plats.
  • Förändringar av befintliga avtal är i vissa fall möjliga, till exempel om ändringen är av mindre värde, eller avser en kompletterade beställning.
  • En förlängning av befintligt avtal är som huvudregel endas möjlig i enlighet med villkoren i ursprungliga förfrågningsunderlaget och avtalet. I annat fall kan en sådan förlängning utgöra ett nytt direktupphandlat avtal.

Mer information om upphandlingen, SKL Kommentus Inköpscentral

Kan alla kommuner avropa från avtalet?

Alla kommuner som anmäler sig till SKL Kommentus Inköpscentral som avropsberättigade skulle kunna avropa från det färdiga ramavtalet. Observera att alla kommuner behöver anmäla detta till SKL Kommentus Inköpscentral på samma sätt som vid sina övriga upphandlingar.

Varför tar det så lång tid?

I dag finns det ingen färdig lösning som kan leverera den tjänst som vi vill skapa.

Därför är tidsplanen förskjuten (PDF, nytt fönster)

Var hittar jag information om projektet?

På SKL:s webbplats finns övergripande information. De kommuner som deltar i arbetet som pilot- eller referenskommun har även tillgång till ett samarbetsrum där all löpande information sker samt all dokumentation läggs upp.

Boknings- och bidragslösning








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot