Publicerad: 20 december 2018

Frågor och svar om det gemensamma ramavtalet för boknings- och bidragslösningar

Varför justeras projektet om?

I den ursprungliga upphandlingen var det endast två leverantörer som lämnade anbud och deras anbud var inte helt godkända. Detta ledde till att det inte fanns några leverantörer att skriva avtal med  och upphandlingen avbröts.

Dock finns det fortfarande ett stor behov av ny boknings- och bidragslösning och därför är det beslutat att justera om vissa delar av projektet och att göra en ny upphandling.

Hur justeras projektet om?

Den nya upphandlingen kommer att baseras på det ursprungliga förfrågningsunderlaget och endast pakteras om/revideras för att bli mer attraktivt för fler leverantörer utan att tappa fokus på kommunernas behov.

Detta skiljer det nya förfrågningsunderlaget mot det gamla:

  • Den tidigare kopplingen till informationsförsörjningstjänsten knoppas av från projektet och ingår inte i den kommande upphandlingen.
  • Den nya upphandling genomförs i öppet förfarande, inte konkurrenspräglad dialog.
  • Den nya upphandlingen kommer att ha en förändrad affärsmodell
  • Affärsscopet kommer att vara utökat för att attrahera fler leverantörer

På vilka grunder har krav tagits bort i det reviderade förfrågningsunderlaget?

Förfrågningsunderlaget har i huvudsak reviderats utifrån att den gemensamma API-tjänsten tagits bort. Den togs bort eftersom den inte är implementerad. Kraven är generaliserade för att attrahera fler leverantörer genom analys av tidigare upphandling och samtal med leverantörer. Detta har skett genom ett utökat affärsscope, ny prismodell samt att den gemensamma API-tjänsten (informationsförsörjningstjänsten) numera ligger utanför projektet.

Förhoppningsvis kommer upphandlingen bli mer attraktiv och få fler anbud utan att kommunernas grundbehov tappas bort.

Hur ser tidplanen ut?

Om inget oförutsett händer eller att det blir överklaganden, är den tänkta tidplanen att det ska vara ett ramavtal på plats i juni 2019.

Ska leverantörerna kunna leverera till alla kommuner på en gång?

Om alla kommuner avropar samtidigt så kommer det antagligen bli svårt för leverantörerna att kunna tillgodose detta. Men för att kunna avropa snabbt och införa lösningen krävs det att ni är förberedda. Därför tror vi att det blir pilotkommunerna som kommer att avropa först. Detta då har fått stödmaterial kring hur de kan förberedera sin organisation för ett införande.

Ovanstående fråga är inte ett unikt problem/orosmoln för detta projekt utan gäller alla ramavtal. Om alla kommuner avropar samtidigt kommer leverantörerna ha svårt att kunna leverera till alla samtidigt, oavsett ramavtal.

Vilken nytta ger boknings- och bidragslösningen?

Det blir enklare för föreningar, privatpersoner och företag att använda kommunala anläggningar och lokaler och söka bidrag. För kommunerna blir handläggningen effektivare.

Öppnare tillgång till information kommer att skapa större transparens och ge ett effektivare utnyttjande av kommunala anläggningar och lokaler. Det innebär också en ökad möjlighet att få insyn i beslutsprocessen kring bokning och bidrag.

Vad är crowdfunding?

Crowdfunding (medfinansiering) är ett tillvägagångssätt för att få in riskkapital, oftast till ett innovationsprojekt. Därför är det viktigta att förstå att crowdfunding medför vissa risker.

Detta projekt är med är bland annat finansierat via crowdfunding och nästan 200 kommuner deltar genom att medfinansiera projektet.

Vad har jag medfinansierat?

Genom att vara en del av projektet Bokning och Bidrag har du medfinansierat (crowdfundat) ett upphandlingsprojekt, och du får möjlighet att avropa tjänster för boknings- och bidragslösningar. Samt ta del av det stöd som projektet skapar för införandet. Du har inte köpt en färdig lösning.

Vad kommer det att kosta?

I dagsläget är det svårt att säga exakt vad det blir för kostnad. Det kommer att variera beroende på varje kommuns förutsättningar och behov. Men dessa huvudkostnader kommer tjänsten att medföra:

  • Kostnader för tjänsten (motsvarande månadskostnad/licenskostnader)
  • Kostnader för avrop (kartläggning, kravanalys m.m.)
  • Kostnader för etablering (konfiguration och integration)
  • Kostnader för förvaltning
  • Det kan även tillkomma kostnader för full funktionalitet enligt specifikt behov

När är tjänsten färdigutvecklad från leverantör

När upphandlingen är klar och det finns ett ramavtal kommer leverantörerna leverera en molntjänst baserade på de krav som ställts i upphandlingen (gemensamma krav som ni har varit med och tagit fram, exempelvis på pilotkommunsmöten). Tjänstens uppfyllnad av ramavtalskraven ska alltså vara klara i samband med anbudet. Ni gör sedan avrop där ni precisera era krav och leverantörerna svarar på dessa med ett mer exakt pris och tid. Ni väljer leverantör och skriver kontrakt.

Vem kommer att äga produkten/tjänsten?

Upphandlingen har ställt krav på en molntjänst. Det är leverantören som äger ”produkten/tjänsten” och ni, kommuner, köper rätt att nyttja ”tjänsten” av leverantören.

Vårt befintliga avtal går ut innan den gemensamma upphandlingen är avslutad, hur gör vi i mellantiden?

SKL Kommentus Inköpscentrals juridiska avdelning har skrivit en promemoria som kortfattat redogör för förutsättningarna i detta läge. Vi vill betona att denna utredning är SKL Kommentus Inköpscentrals tolkning av rådande rättsläge och utgör en generell beskrivning. Om man har specifika frågor rekommenderar vi att man vänder sig till Upphandlingsmyndigheten.

PM kring hantering av avtalslöshet under upphandlingsprocessen (PDF, nytt fönster)

Sammanfattningsvis är SKL Kommentus Inköpscentrals bedömning följande:

  • En kommun har möjlighet att använda sig av direktupphandling i avvaktan på att SKL:s ramavtal finns på plats, det vill säga vända sig direkt till en eller flera leverantörer utan att annonsera, så länge värdet av ett sådant avtal inte överstiger direktupphandlingsgränsen eller de samlade inköpen av tjänster av samma slag inte överstiger direktupphandlingsgränsen under ett räkenskapsår.
  • Direktupphandling är också möjlig om någon av undantagssituationerna i LOU är tillämplig. Det finns inget generellt undantag som möjliggör direktupphandling i väntan på att regelrätt upphandlat avtal finns på plats.
  • Förändringar av befintliga avtal är i vissa fall möjliga, till exempel om ändringen är av mindre värde, eller avser en kompletterade beställning.
  • En förlängning av befintligt avtal är som huvudregel endas möjlig i enlighet med villkoren i ursprungliga förfrågningsunderlaget och avtalet. I annat fall kan en sådan förlängning utgöra ett nytt direktupphandlat avtal.

Mer information om upphandlingen, SKL Kommentus Inköpscentral

Kan alla kommuner avropa från avtalet?

Alla kommuner som anmäler sig till SKL Kommentus Inköpscentral som avropsberättigade skulle kunna avropa från det färdiga ramavtalet. Observera att alla kommuner behöver anmäla detta till SKL Kommentus Inköpscentral på samma sätt som vid sina övriga upphandlingar.

Vad behöver vi tänka på inför avrop?

Inför varje avrop kommer varje upphandlande myndighet behöva precisera sina behov. Det som ramavtalet kommer att leverera är leverantörer som kan ta fram en molntjänst baserade på gemensamma krav som pilotkommunerna har jobbat fram.

Ni måste sedan, i ert avrop, precisera era kommunspecifika behov så att ”tjänsten” passar er kommun. Projektet kommer att ta fram ett avropsstöd som ni ka ta hjälp av.

Var hittar jag information om projektet?

På SKL:s webbplats finns övergripande information. De kommuner som deltar i arbetet som pilot- eller referenskommun har även tillgång till ett samarbetsrum där all löpande information sker samt all dokumentation läggs upp.

Boknings- och bidragslösning








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot