Publicerad: 9 oktober 2018

Förstudie skoladministrativa system

Blicka framåt när ni kikar bakåt för att se över befintliga processer, behov och funktionella krav! Att måla upp en bild av hur ni vill att det ska fungera, inte bara hur det fungerar idag, är både viktigt och spännande.

Föregående: Tidsplan - Nästa: IT-arkitektur

Det är dags att starta upphandlingsprocessen i Mittköping. Systemägaren initierar projektet efter information från systemförvaltarna att avtalet med befintliga leverantörer nu löper in på sina sista två år. En projektledare utses, i det här fallet en av de två systemförvaltarna. Projektledaren tar fram projekt- och tidsplan, kontaktar Upphandlingsenheten i kommunen för att säkerställa att tid finns från deras håll när projektet väl kommer så långt.

Förstudie, processer och behov

Det första som görs i upphandlingsarbetet är ett förstudiearbete. Projektledaren samlar en grupp bestående av några informationsägare, det vill säga de som använder systemet idag, för att gå igenom hur arbetet i nuvarande system fungerar, kartlägga processerna kring systemet, vilka beroende till andra system som finns och landar så småningom i en lista med förnyade behov.

Behov och processbeskrivning ska i nästa steg förvandlas till en tydlig målbild och krav i ett förfrågningsunderlag som leverantörerna ska leva upp till. En särskild utmaning är att kunna frigöra sig från det gamla systemet som man har haft under lång tid och kunna se behoven med nya ögon.

Mittköpings processbeskrivning

Projektledarens roll

Förutom att vara samordnande och hålla ihop arbetet har projektledaren en viktig roll i att se till att deltagarna i gruppen blickar framåt, och inte enbart ser till det befintliga systemet eller befintliga processer. Frågan ”hur vill vi att det ska fungera om vi fick önska” ställs ofta under arbetets gång. Det handlar också om att se vilka olika målgrupper som finns, vilka det är som direkt och indirekt påverkas av systemet och hur det fungerar. Administratören, ledningen, pedagogen, eleven, vårdnadshavaren?

Marknadsanalys

Under förstudiearbetet görs också en marknadsundersökning, där leverantörer bjuds in att visa sina lösningar för gruppen. Visningarna filmas för att man ska kunna titta på dem i efterhand när man arbetar vidare med behovsspecifikation och kravställning. Man hör sig också för med andra kommuner hur de arbetar, vilka leverantörer de valt och hur de upplever dessa.

Förankringsarbete

Den förstudiegrupp som engagerats har också uppdraget att sprida information om projektet i sina verksamheter. Remissförfarande sker under arbetets gång, där fler personer är med och tycker till. En enkel webbplats skapas för information och förankring till verksamheten, där arbetet beskrivs fortlöpande och kortfattat. Webbplatsen öppnar upp för verksamheten att tycka till kring olika delar av behovsspecifikationerna. 

Tips

Mittköping har med processkarta och behovsbeskrivning i kravställningen, som bakgrundsbeskrivning och bilaga för att skapa förståelse hos leverantören vilken målsättning man har med systemet nu och längre fram. Detta ligger också till grund under utvärderingen av inkomna anbud. 

Informationsansvarig

  • Johanna Karlén
    Programansvarig







Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot