Publicerad: 9 oktober 2018

Förstudie

Hur ser användandet av befintliga it-tjänster ut idag? Vilka funktioner används/används inte? Hur kan en molntjänst komplettera och effektivisera? Hur ser intresset i verksamheten ut? Kartlägg, visionera och diskutera kring hur ni vill att det ska fungera, vilka it-tjänster ni ska använda till vad och varför.

Bild förstudie

Nästa: It-arkitektur

Sedan flera år tillbaka har Mittköping tillgång till olika it-tjänster som används i olika grad inom de olika skolformerna. Här finns it-tjänster för barn- och elevadministration, schema, frånvaro, pedagogisk planering och bedömning, inlämning av arbeten, uppföljning och till viss del för samarbete och kommunikation. Det diskuteras en del kring att viss funktionalitet saknas, medan annan är helt avgörande för verksamheten.

It-tjänsterna fungerar mer eller mindre bra tillsammans, men en del dubbelregistrering sker. Några skolor och pedagoger vill börja använda molntjänster omgående men är osäkra på vad som gäller.

Det är dags för Mittköping att reda ut hur man på bästa sätt ska komplettera befintliga it-tjänster med användandet av molntjänster!

En projektledare utses för att hålla samman arbetet och se till att rätt personer involveras för de olika delarna som ingår, allt från pedagoger och rektorer till kommunjurist, skolchef, PuL-ansvarig, PUL-ombud, it-arkitekt och informationssäkerhetsansvarig.

I arbetet ingår bland annat:

  • Förstudie med process- och behovsbeskrivning
  • Tydliggöra vilka it-tjänster som används till de olika delarna i lärprocessen
  • Tydliggöra informationsflöde, it-miljö och it-arkitektur
  • Informationssäkerhetsklassning
  • Bedömning av avtal
  • Risk- och sårbarhetsanalys samt etiskt ställningstagande
  • Tydliggöra interna processer kring ansvar och roller
  • Förankring i verksamheten – vilka it-tjänster används till vad och varför
  • Information och kommunikation till verksamhet och vårdnadshavare.

Införande

Förstudie, processer och behov

Det första som görs i Mittköping är ett relativt enkelt förstudiearbete. Projektledaren samlar en grupp bestående av några informationsägare, det vill säga de som använder befintliga it-tjänster idag. Gruppen går igenom hur arbetet fungerar, kartlägger processerna och vilka problemställningar som finns innan införandet av molntjänsten kan påbörjas. Mittköping har också etablerat olika forum och nätverk för utbyte kring digitaliseringsfrågor sedan tidigare, både av mer teknisk karaktär och pedagogisk. Dessa nätverk används också för diskussioner och kartläggning.

Två stora delar: avtal och riktlinjer för användande

I arbetet ingår att se över vilka lagar och riktlinjer som finns och att se till att kommunen gör sin tolkning, tar fram de dokument som behövs och förankrar dem. Kommunjurist och PuL-biträdesansvariga behöver involveras, likaså förvaltningschef och informationssäkerhetsansvariga.

I stora drag handlar arbetet om två delar:

  • Avtalen: att ha avtalen på plats - grundavtal, personuppgiftsbiträdesavtal, tillägg för säker dataöverföring och vad som gäller för olika sorters tredjepartsprodukter som kan kopplas på.
  • Rätt användande av tjänsten: att, baserat på till exempel PuL-bedömning och informationssäkerhetsklassning, tydliggöra vad tjänsten används till, vilken information som får lagras där och säkerställa att det kommuniceras till såväl medarbetare, elever och vårdnadshavare

Projektledarens roll

Förutom att vara samordnande och hålla ihop arbetet, har projektledaren en viktig roll i att se till att de involverade blickar framåt och inte fastnar i hur befintliga it-tjänster ser ut och fungerar. Att hålla fokus på lärprocessen för att reda ut när och hur olika applikationer kan användas som bra stöd och verktyg. Det handlar om att tydliggöra vilka it-tjänster som ska och får användas till vad, vilka som valbara och inte. Information och dialog behövs gällande flera olika målgrupper (vårdnadshavare, elever, pedagoger, skolledning, it-avdelning) där användningsområde, roller och ansvar tydliggörs.

Tips

Gör en omvärldsbevakning och funktionsanalys för att ta ställning till vilken av molntjänsterna som ska användas i er verksamhet. Ha utbyte med andra kommuner som redan är igång med arbetet eller som står i samma läge. Det finns flera olika forum som diskuterar just molntjänsterna specifikt och där utbyte kring användandet av molntjänster sker. Genom att vara delaktig där, kan man få input till sitt arbete och även bidra med egna erfarenheter.

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Jeanna Thorslund
    Jurist
  • Johanna Karlén
    Programansvarig







Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot