Publicerad: 18 juni 2018

Fråga och svar

Klasslistor av olika slag, behöver de registerföras?

Svar

För att register och andra listor som finns i skolans värld ska behöva finnas med i registerförteckningen förutsätts att det är en behandling som faller under dataskyddsförordningens tillämpningsområde.

Med behandling av personuppgifter avses åtgärder eller en kombination av åtgärder som berör personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om det utförs automatiserat eller inte (insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning/ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring).

Obs! För att behandlingen ska omfattas av dataskyddsförordningen och därmed finnas med i registerförteckningen måste behandlingen av personuppgifter helt eller delvis ske på automatisk väg eller - om behandlingen inte är automatisk - ingå i eller komma att ingå i ett register. Ett register är en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängligt enligt särskilda kriterier med minst två sökingångar, till exempel att man kan identifiera personen med både namn och personnummer.

Några exempel

  • En klasslista med namn, adress och telefonnummer = en lista som innehåller personuppgifter och som behöver finnas med i registerförteckningen. Om klasslistan är digital utgör den en automatisk behandling av personuppgifter och om listan skrivs ut är det en ny personuppgiftsbehandling men för samma ändamål. Om listan är skriven för hand uppfyller den kriterierna för ett manuellt register som måste finnas med i förteckningen, eftersom en elev kan identifieras med både namn och telefonnummer, dvs. fler än en sökingång.
  • En lista med förnamn och resultat på diagnoser, läxförhör etc. = om listan är digital utgör den en behandling av personuppgifter som behöver finnas med i förteckningen. Om listan däremot är skriven för hand utgör den inte ett manuellt register, eftersom det bara går att identifiera personer via namn, dvs. enbart en sökingång. Den handskrivna listan är därmed inte en sådan personuppgiftsbehandling som ska finnas med i förteckningen.
  • En utskriven klasslista (hämtad från it-tjänst alternativt skriven i t.ex. word/excel) där namn och klass syns och innehåller tomma kolumner för att skriva in resultat på läxförhör för hand = i och med att klasslistan skrivits ut från digital form är det en behandling av personuppgifter. När läraren sedan antecknar elevresultat för hand på listan är detta en ny behandling av personuppgifter, om syftet med anteckningarna är att senare registrera uppgifterna i skolans it-system (s.k. delvis automatiserad behandling).
  • En handskriven lista med enbart namn på elever = inte en behandling som måste finnas i förteckningen, eftersom behandlingen är manuell. I och med att individer enbart kan identifieras via en sökingång (namn) uppfyller listan inte kraven för att utgöra ett manuellt register.
  • Ostrukturerade anteckningar om namngivna elever i en lärarkalender = kan vara en personuppgiftsbehandling som måste finnas i registerförteckningen, om uppgifterna senare ska föras in i skolans it-system (s.k. delvis automatiserad behandling).

Hjälpte informationen på sidan dig?


User information

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot