Publicerad: 18 juni 2018

Fråga och svar

Vad ska finnas med i en registerförteckning?

Svar

När dataskyddsförordningen ska börja tillämpas den 25 maj 2018 har alla personuppgiftsansvariga (nämnderna i kommunerna) skyldighet att se till att föra ett register över all behandling av personuppgifter som sker under dess ansvar och som omfattas av dataskyddsförordningen, en så kallad registerförteckning.

Med behandling av personuppgifter avses åtgärder eller en kombination av åtgärder som berör personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om det utförs automatiserat eller inte (insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning/ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring).

Obs! För att behandlingen ska omfattas av dataskyddsförordningen och därmed finnas med i registerförteckningen måste behandlingen av personuppgifter helt eller delvis ske på automatisk väg eller - om behandlingen är helt manuell- ingå i eller komma att ingå i ett register.

Med manuellt register menas uppgifter som är ordnade enligt särskilda kriterier (det vill säga någon dator har aldrig använts vid insamlandet). I Sverige har regeln om manuell behandling tolkats på så sätt att det krävs två separata sökkriterier för att regelverket ska gälla för behandlingen ifråga. Till exempel att man kan identifiera personen med både namn och personnummer. Notera att för- och efternamn räknas som en sökingång.

För helt eller delvis automatiserad behandling gäller regelverket både personuppgifter som lagras i registerform och i ostrukturerad form. Det senare kan vara till exempel personuppgifter i ordbehandlingsdokument, på webbplatser, i ett elektroniskt brev.

I Sverige har vi tidigare gjort omfattande undantag för ostrukturerad behandling genom den så kallade missbruksregeln i PuL, som nu upphör den 25 maj 2018. Ändringarna innebär för skolans del att även lokal ostrukturerad behandling av personuppgifter inom skolans verksamhet måste finnas med i nämndens samlade registerförteckning och hanteras i den systematik som gäller för all behandling i nämndens verksamhet.

SKL har tagit fram en mall för registerförteckning, instruktioner samt en webbsändning som beskriver hur man kan fylla i mallen.

Mall, instruktioner och webbsändning hittas under punkt 4








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot