Publicerad: 26 augusti 2015

Avtal, skoladministrativa system

Avtalet ligger till grund för flera krav som ska ställas i det förfrågningsunderlag som går ut till leverantörerna att besvara och lämna anbud utifrån.

Föregående: Klassning av information - Nästa: Kravställningsunderlag

Det avtal som Mittköping har med nuvarande leverantör är för gammalt att utgå från, så Mittköping beslutar sig för att försöka få in exempel från andra på bra avtal. De får in underlag som de sedan går igenom, diskuterar med it- avdelning och upphandlingsenhet, jurist och arkivarie. 

Krav att diskutera

Projektledaren använder förstudiegruppens deltagare som referenser i arbetet med att besluta kring vilka behov av support, service och ”upptid” (tillgänglighet) man behöver ha, lämplig nivå på vite eller avdrag på avgift och så vidare. Mittköping behöver också se över de planer för dokumenthantering som finns i kommunen för att kunna avtala och kravställa när det gäller arkivering. Det är särskilt viktigt för det här är systemet som ska lagra betygsinformation under lång tid. Kommunens arkivarie tillfrågas och vet att betyg är den vanligaste typ av handling som begärs ut från de system som har lämnats över till arkivet.

Att reglera ansvar mellan Leverantör och Beställare när det gäller en framtida avveckling av systemet är också viktigt. I grunden handlar det om att Beställaren äger och har enkel tillgång till datat i systemet, men det kan också handla om ”mjukare” bitar som vilket stöd som behövs i processen.

Sen handlar ett avtal om att balansera Leverantörens respektive Beställarens åtaganden och ansvar, att tydliggöra vad som gäller med allt från service och support till utveckling och prisförändringar. Ett bra avtal lämnar inga frågetecken, alla inblandade vet vad som gäller, vilket skapar en bra bas för samarbete. 

PuL-avtal

Utöver ovanstående avtalsdelar, ska det också finnas ett skriftligt avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet (leverantören). Här bör det till exempel stå att personuppgiftsbiträdet enbart får behandla personuppgifter i enlighet med instruktioner från den personuppgiftsansvarige och att biträdet vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna.

Tips

Sätt er in i avtalsbiten! Här regleras allting mellan Leverantör och Beställare, här har ni möjlighet att vara tydliga både internt och gentemot Leverantören, att sätta lämpliga krav och rätt förväntansnivå. Avtalet ligger ju som grund för såväl kravställning som hela det fortsatta arbetet med Leverantören.

Hjälpte informationen på sidan dig?


User information

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot