Publicerad: 9 oktober 2018

Kravställning skoladministrativa system

När förstudie och behovsspecifikation är klar påbörjas arbetet med att förvandla allting till faktiska krav i ett förfrågningsunderlag, men försök hålla nere på kraven! Villa inte bort er i detaljer.

Föregående: Avtal - Nästa: Avveckling och införande

Utöver behovsspecifikation och processbild, utgör informationsklassningen och avtalsmallen också grunden i underlaget, ett underlag som lätt tenderar att bli omfattande kravställningsunderlaget processas flera gånger fram och tillbaka i Mittköping, förstudiegruppen är med och tycker till, projektledaren sitter tillsammans med såväl it som upphandlingsenhet och går igenom krav, formulerar dem så att de blir tydliga och transparanta.

Det viktiga är att inte vara subjektiv. Leverantörerna ska snabbt kunna avgöra om det är aktuellt för dem att vara med och lämna anbud, vad de ska svara på och hur svaren bedöms – hur de kan vinna tävlingen helt enkelt.

Följande val gör Mittköping längs vägen:

Öppen upphandling

Mittköping väljer att göra en helt öppen upphandling, där samtliga leverantörer som vill lägger anbud, eftersom man inte är helt säker på om det kanske finns fler leverantörer som är på gång att ta fram det man eftersöker. Man kan också välja en så kallad förhandlad upphandling, där de leverantörer som klarar sig igenom en första runda med ska-krav bjuds in att presentera sina lösningar.

Ett annat alternativ är en konkurrenspräglad dialog, där man skickar ut förfrågningsunderlag och sedan bjuder in leverantörer för diskussion och framtagande av en kravställning.

Utvärderingsmodell

Mittköping väljer en kravställning bestående av grundläggande ska-krav, som leverantören måste uppfylla för att gå vidare och sedan en utvärdering där tyngdpunkt läggs på användbarheten i systemet.

Att enbart ha ska-krav och sedan låta lägsta pris på anbud avgöra, känns inte bra efter att ha genomgått hela förstudiearbetet. Man vill kunna utvärdera funktioner på annat sätt, både genom att se, höra och själva få testa några funktioner. Utvärderingen består därför dels av en presentation och dels av att det finns en tillgänglig demomiljö som utvärderingsgruppen får tillgång till. 

När det gäller utvärderingen är det viktigt att vara transparant och så tydlig och konkret som möjligt. Leverantörerna ska veta vad som utvärderas och det gäller att inte vara subjektiv i utvärderingen. Allt material som används vid utvärderingen (kriterier, tabeller etc.) ska finnas med i underlaget från början.

Anbudsperiod

Mittköping beslutar sig för att låta anbudsperioden vara något längre än normalt, eftersom man hoppas på innovativa lösningar där leverantörerna eventuellt behöver lite mer tid på sig. Istället för normala 40 dagar, sätter Mittköping tiden till 60 dagar.

It-tjänst, inte produkt

Systemet ses som en tjänst, inte en produkt, och Mittköping väljer att ha driften externt hos leverantören. Om man väljer att ha driften internt, ska samma krav rörande driften som finns med i Mittköpings förfrågningsunderlag ställas på intern-it och finnas med i de interna överenskommelser som tas fram (avtal, SLA eller liknande.)

Integrationer

När det gäller integrationer ställer Mittköping tydliga krav på standarder, såsom öppna API:er. Man vill inte vara beroende av leverantörernas egna icke-standardiserade lösningar, utan istället skapa förutsättningar för byten av system och möjligheten att koppla på fler system allt eftersom verksamheten så önskar.

Det är Mittköping som äger integrationerna och vid varje nytt behov av integration avgör vilken lösning som är bäst (att integrera via integrationsmotorn eller direkt mellan aktuella system).

I dagsläget har Mittköping en integration till de system man använder som stöd i den pedagogiska processen och till schemasystemet. En e-Tjänsteportal är under uppbyggnad, så här vill man också skapa förutsättningar för att enkelt kunna koppla ihop systemen.

Skolfederation

Mittköping är medlemmar i Skolfederation och hänvisar till detta i sitt underlag för att ytterligare skapa förutsättningar för standarder och fler system.

Skolfederation tillhandahåller en infrastruktur för inloggning som ska göra olika tjänster mer lättåtkomliga för elever och personal. Istället för att logga in i flera olika system med olika uppgifter, loggar man in en gång och får åtkomst till det man behöver. Det här förutsätter medlemskap i Skolfederation, både från kommunens håll och leverantörens.

För Mittköpings del handlar det här återigen mycket om krav på standarder och att skapa förutsättningarna att bygga den ”lärportal” man eftersträvar, där alla digitala lärresurser samlas, även om just den här upphandlingen handlar om det skoladministrativa systemet.

Informationssäkerhet och sekretess

Mittköping vet att det kommer att finnas uppgifter om elever med skyddade personuppgifter och annan information som är av integritetskänslig karaktär i systemet så höjs säkerhetsnivån något (se avsnittet om informationssäkerhetsklassning). Det här är också det bassystem där betyg ska dokumenteras och kunna bevaras på ett säkert sätt.

Användbarhet

I kravställningen finns flera delar som beskriver begreppet ”Användbarhet”. Det handlar om att försöka beskriva vilka funktioner det är som gör att systemet verkligen blir användbart, utifrån till exempel tillgänglighetsperspektiv, enkelhet, struktur, igenkänningsfaktor och utbildningsstöd. Grunden är helt enkelt att lösningens användargränssnitt ska vara utvecklat med användarens behov i fokus, så att det uppfattas som enkelt att använda, effektivt och ändamålsenligt.

Vinsterna med att kravställa och utvärdera utifrån ett användbarhetsperspektiv är givetvis många. Med ett tillgängligt och användbart system, kan användarna fokusera på arbetsuppgiften istället för att klura ut hur systemet fungerar. Bra utformade system minskar inlärningstiden och orsakar färre fel som måste rättas i efterhand. Mindre behov av stöd, mindre behov av utbildning, mindre tid som går åt för att hjälpa kollegor att lösa problem och så vidare. Det blir också minskade kostnader för anpassningar i efterhand.

Viktigt är att redan från början ta hänsyn till och kravställa tillgänglighet utifrån anpassning så att funktionshindrade och andra grupper med speciella behov får ett system som fungerar för dem.

När det gäller utbildning ställer Mittköping krav på att systemet ska vara intuitivt och självlärande, det ska finnas gott om instruktioner i form av såväl manualer som filmer och FAQ:er. Utbildning av systemförvaltare och administratörer ska ingå i avtalet, som en del av införandet. När det gäller just införandet beskriver Mittköping hur man tillsammans med leverantören ska ta fram en införandeplan, vilka kompetenser som behövs och så vidare.

Kravställningsmall för skoladministrativa system (PDF, nytt fönster)

Bilaga: Begrepp och definitioner (PDF, nytt fönster)

Bilaga: Mittköping informationsflöde systemberoende (PDF, nytt fönster)

Bilaga: Utvärderingsmodell (PDF, nytt fönster)

Bilaga: Mittköpings processbeskrivning (PDF, nytt fönster)

Bilaga: Kravspecifikation (Excel ,nytt fönster)

Bilaga: Mittköpingsavtalsmall (PDF, nytt fönster)

Hjälpte informationen på sidan dig?



Tack för att du hjälper oss!

Sidfot